Un message de répondeur bien pensé améliore immédiatement l’expérience de vos patientes et patients quand ils contactent votre cabinet médical. L’objectif : être clair, rassurant, utile et proposer des solutions… en moins de 30 secondes! Voici 6 conseils éprouvés, suivis de 4 exemples que vous pouvez utiliser pour votre cabinet.
Nos 6 astuces pour un message de répondeur efficace
1. Souriez, vous enregistrez!
Lors de l’enregistrement du message de votre répondeur, nous vous conseillons de garder une voix posée et souriante (même au répondeur, ça s’entend!). Cela contribuera à donner une image positive et professionnelle de votre cabinet.
2. Commencez par rappeler le nom de votre cabinet
Commencez par rappeler le nom de votre cabinet ou clinique afin que le patient ou la patiente sache directement si il ou elle a fait le bon numéro.
« Bonjour, vous êtes bien au cabinet de la Dr. Dupont.»
Cette partie devrait rester courte!
3. Enchaînez par les consignes d’urgence
Après avoir brièvement rappelé le nom de votre cabinet, nous vous conseillons de toujours enchaîner par les bonnes pratiques en cas d’urgence médicale. Vous pouvez par exemple dire:
« Si vous faites face à une urgence médicale, raccrochez et composez immédiatement le 144. »
Ainsi vous priorisez la sécurité de vos patientes et patients et réduisez le stress de l’appelante ou l’appelant.
4. Proposez une alternative pour vous contacter comme la prise de rendez-vous en ligne
Réorientez les demandes simples vers la réservation en ligne pour réduire l’attente téléphonique:
Nous sommes actuellement fermés. Pour prendre rendez-vous, recherchez “Cabinet Dupont” sur OneDoc ou rendez-vous sur notre site internet. »
Nous vous conseillons d’adapter vos messages selon les horaires (ouverture/fermeture) et les périodes (vacances, congés).
Cela vous évite de créer de la frustration chez vos patientes et patients car vous proposez directement une alternative simple pour prendre rendez-vous! De plus, vous gagnez du temps car vous n’aurez plus qu’à répondre aux cas qui nécessitent obligatoirement un appel!
5. Fixez des attentes claires sur les délais de réponse
Indiquez en combien de temps vous traitez les messages non urgents. Exemple :
« Nous répondons à tous les messages non urgents sous un jour ouvrable. »
Ainsi, si vos patientes et patients ont besoin d’être rappelés, ils savent combien de temps ils doivent attendre.
6. Dites quoi laisser sur le répondeur (pour éviter les allers-retours)
Précisez les informations attendues pour traiter la demande efficacement :
« Merci d’indiquer votre nom, votre numéro de téléphone, ainsi qu’un bref résumé du motif de votre appel. »
Cela vous évitera des allers-retours et fera économiser du temps à tout le monde!
Nos solutions pour réduire le temps administratif
Bonus: 4 exemples de messages de répondeur que vous pouvez utiliser dès maintenant
Exemple 1: Pendant les heures d’ouverture (cabinet en consultation)
« Bonjour, vous êtes bien au cabinet du Dr. Jean Dupont. Si vous faites face à une urgence médicale, raccrochez et composez le 144.
Nous sommes actuellement en consultation. Pour prendre rendez-vous, vous pouvez rechercher “Cabinet Jean Dupont” sur OneDoc ou vous rendre sur notre site internet: www.cabinetdrjeandupont.ch.
Pour toute autre demande, laissez votre nom, votre numéro et un bref message. Nous vous rappelons dès que possible. Merci ! »
Exemple 2: En dehors des heures d’ouverture (soir)
« Bonjour, merci d’avoir appelé le cabinet du Dr. Jean Dupont. Nous sommes actuellement fermés et rouvrirons demain à 9h. En cas d’urgence, composez le 144 ou rendez-vous aux urgences les plus proches.
Pour prendre un rendez-vous, vous pouvez vous rendre sur OneDoc ou notre site internet. Pour toute autre question, laissez votre nom, votre numéro et le motif de votre appel. Nous vous rappelons dès que possible. Merci »
Exemple 3: Week-end ou jours fériés
« Bonjour, vous êtes bien au cabinet du Dr. Jean Dupont. Le cabinet est fermé pour le week-end et rouvrira lundi à 9h. En cas d’urgence, composez le 144 ou rendez-vous aux urgences les plus proches.
Les rendez-vous peuvent être pris à tout moment via OneDoc ou sur www.cabinetdrjeandupont.ch. Laissez votre nom, votre numéro et votre demande, nous vous rappellerons lundi dans la matinée. »
Exemple 4: Message pour les vacances
« Bonjour, cabinet du Dr. Jean Dupont. Nous sommes en congés jusqu’au 28 juillet. En cas d’urgence, composez le 144 ou adressez-vous aux urgences les plus proches.
Pour un rendez-vous à partir du 29 juillet, rendez-vous sur OneDoc et cherchez notre cabinet OneDoc ou allez directement sur notre site Internet. Pour une demande non urgente, laissez votre nom, votre numéro et le motif de votre appel. Nous vous recontacterons dès la réouverture de notre cabinet »
Réduisez les appels au cabinet dès maintenant!
Vous êtes maintenant prêt pour enregistrer votre message de répondeur. Nous vous recommandons de tester la durée de votre message pour qu’il dure environ 20 à 30 secondes).
En appliquant ces bonnes pratiques ou en utilisant ces exemples, vous offrez une communication claire, rassurante et adaptée, même en l’absence de personnel pour répondre. Résultat: une meilleure expérience pour vos patientes et patients, et une gestion des appels allégée pour votre équipe!
