In einem Kontext, in dem die Augenpraxen und Augenkliniken in der Schweiz immer stärker ausgelastet sind, ist die Reduktion der Wartezeiten zu einem entscheidenden Thema geworden. Neben der Verbesserung der Zufriedenheit der Patient:innen ermöglicht dies auch, Ihre tägliche Arbeitsbelastung zu reduzieren, ohne die Kosten für zusätzliches Personal zu erhöhen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf konkrete Ansätze vor, um Ihre Abläufe zu optimieren.
Augenkliniken unter Druck
In der Schweiz benötigen laut einer Studie von OPTIQUESUISSE inzwischen 4 von 5 Personen eine Brille, während es 2021 noch etwa 60 % waren. Diese schnelle Entwicklung ist zum grossen Teil auf unseren zunehmend digitalen Lebensstil zurückzuführen, geprägt durch intensive Nutzung von Smartphones und Bildschirmen sowie die Alterung der Bevölkerung. Neben dieser steigenden Nachfrage kommt ein Mangel an qualifiziertem Personal und eine zunehmende administrative Belastung hinzu, die zu den aktuellen Herausforderungen des Schweizer Gesundheitssystems gehören. Es ist daher entscheidend, Wege zu finden, wie Wartezeiten und Arbeitsbelastung effizient reduziert werden können.
Die 5 Strategien zur Reduktion der Wartezeiten in der Ophthalmologie
1. Strukturieren Sie die interne Organisation, um Zeitverluste zu vermeiden
Einer der ersten Ansatzpunkte, um die Wartezeit in Ihrer Augenpraxis zu reduzieren, ist die Strukturierung interner Abläufe. Dies ist ein oft unterschätzter Schritt, der Ihnen jedoch hilft, den Zeitaufwand im Alltag besser zu managen. Es ist wichtig, dass alle wissen, was sie während des Tages zu tun haben.
Eine klare und regelmässige Kommunikation innerhalb des Teams ist hierbei entscheidend. Sie können zum Beispiel:
- Kurze Briefings am Morgen oder am Ende des Tages einführen, um festzulegen, wer welche Aufgaben übernimmt
- Vorlagen für wiederkehrende Abläufe verwenden
- Wiederkehrende Verzögerungen (Art der Konsultationen, Zeiten) notieren und kontinuierlich anpassen
2. Einführung von Terminen mit Zwischenschritten, um Ihre Zeit zu optimieren
Für viele Augenärzt:innen besteht ein erheblicher Teil der Konsultation aus Schritten, die bereits vor der medizinischen Untersuchung selbst durchgeführt werden können.
Konkret können bestimmte Aufgaben vorgelagert von Optometrist:innen, medizinischen Assistent:innen oder Sekretariatsmitarbeitenden übernommen werden, wie zum Beispiel:
- Voranamnesen
- Autorefraktometer
- Sehtests
Hier kommt das Konzept der Termine mit mehreren Schritten ins Spiel: Ihre Patient:innen reservieren ein Zeitfenster und mehrere Termine erscheinen in den Kalendern von Ihnen und Ihrem Team. Sie konzentrieren sich auf die Phasen, die Ihre Expertise erfordern, und der Patientenweg wird flüssiger und strukturierter für das Team.
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3. Reduzieren Sie nicht eingehaltene Termine, um wertvolle Zeit freizugeben
Damit Ihr Personal Sie bei Aufgaben unterstützen kann, bei denen Ihre Expertise nicht unbedingt erforderlich ist, müssen sie freie Zeit haben. Zu den Faktoren, die die Effizienz einer ophthalmologischen Praxis am stärksten beeinträchtigen, gehören nicht eingehaltene Termine.
Ein:e Patient:in, der oder die ohne Abmeldung nicht erscheint, kann Lücken im Kalender verursachen und den gesamten Tag durcheinanderbringen. Zögern Sie nicht, für jeden Termin eine E‑Mail‑Bestätigung zu verschicken, damit die Patient:innen diese einfach in ihren eigenen Kalender übernehmen können. Zusätzlich helfen automatische SMS‑Erinnerungen 24 h vor der Konsultation, No‑Shows drastisch zu reduzieren, ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team.
OneDoc‑Tipp: Seien Sie klar in Ihrer No‑Show‑Politik.
Beim Einrichten Ihrer Konsultationsgründe können Sie ein Pop‑Up hinzufügen, um Ihre No‑Show‑Regelung zu erläutern.
4. Nutzen Sie das volle Potenzial Ihrer Praxissoftware
Eine gute Praxissoftware ist im Alltag ein echter Verbündeter. Ob Sie Programme wie Liris, Oplus oder Eyesoft verwenden – viele erweiterte Funktionen können Ihnen täglich Zeit sparen.
Im Terminkalender zum Beispiel sollten Sie die Dauer der Konsultationen je nach Grund anpassen und die unterschiedlichen Schritte der Betreuung klar darstellen. In der Praxis hilft dies, volle Tage besser vorauszuplanen und Verzögerungen zu vermeiden, die sich im Laufe des Tages ansammeln.
Ein weiterer oft ungenutzter Hebel ist die Interoperabilität mit Geräten und externen Werkzeugen. Wenn Daten aus bildgebenden Verfahren oder Messungen direkt in die Patientenakte integriert werden, sinkt das Risiko von Eingabefehlern und der administrative Aufwand nimmt ab.
Schliesslich ermöglicht die Integration mit einer Online‑Terminlösung wie OneDoc, noch einen Schritt weiterzugehen. Die von Ihren Patient:innen gebuchten Termine werden automatisch mit Ihrem Praxisagenda synchronisiert, ohne doppelte Erfassung oder Doppelbuchungen. Das Ergebnis: ein stets aktueller Kalender, eine bessere Übersicht über den Patient:innenfluss und weniger Zeitverlust durch rein administrative Aufgaben.
5. Besser vorausplanen für jeden Termin
Bevor es überhaupt um die Reduktion der Wartezeiten in Ihrer Augenklinik geht, ist es entscheidend, Ihr Terminvergabesystem zu überprüfen, um Ungleichgewichte im Kalender und Spitzenzeiten zu vermeiden. Wir empfehlen daher:
- Unterschiedliche Konsultationsgründe mit klar definierten Dauerangaben
- Eindeutige Bezeichnungen dieser Gründe, um Ihren Patient:innen zu helfen
- Pufferzeiten für Notfälle oder kurzfristige Anpassungen
So können Sie jeden Termin besser vorausplanen und Zeitverluste oder Verzögerungen vermeiden, dank eines klar strukturierten Kalenders.
Online‑Terminvereinbarung: ein echter Vorteil für Patient:innen
Zudem ist die Online‑Terminvereinbarung nicht mehr nur eine Option, sondern ein erwarteter Standard für Patient:innen, wie unsere Studie in Zusammenarbeit mit MIS Trend und Farner gezeigt hat. Dank Lösungen wie OneDoc können Sie Ihren Patient:innen ermöglichen, ihre Konsultation 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche direkt über Ihr Profil oder Ihre Website zu buchen. Diese Flexibilität reduziert nicht nur zeitaufwendige Telefonate für Ihr Team, sondern hilft auch, die Verfügbarkeiten besser zu verteilen entsprechend den Konsultationsgründen.
Gewinnen Sie Zeit für Ihre Augenklinik und Ihre Patient:innen
Ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen, ist es möglich, durch strukturierte Ansätze, bessere Organisation und geeignete Tools effizient zu handeln.
Indem Sie die Online‑Terminvereinbarung optimieren, interne Prozesse überdenken und auf gut integrierte digitale Lösungen setzen, können Sie schnell spürbare Verbesserungen im Patient:innenfluss und eine Verringerung der Wartezeiten feststellen.
