Dans un contexte où les cabinets et cliniques ophtalmologiques sont de plus en plus sollicités en Suisse, réduire les temps d’attente est devenu un enjeu essentiel. En plus d’améliorer la satisfaction des patients, cela vous permet également d’alléger votre charge de travail quotidien sans pour autant augmenter les coûts liés à l’embauche. Dans cet article, nous vous proposons cinq approches concrètes pour fluidifier votre activité.
Les cliniques d’ophtalmologie sous pression
En Suisse, 4 personnes sur 5 ont désormais besoin de lunettes selon une étude d’OPTIQUESUISSE, alors qu’elles n’étaient encore qu’environ 60 % en 2021. Cette évolution rapide s’explique en grande partie par notre mode de vie de plus en plus digital, marqué par l’usage intensif des smartphones et des écrans, mais aussi par le vieillissement de la population. À cette hausse de la demande s’ajoutent une pénurie de personnel qualifié et une surcharge administrative croissante, qui font partie intégrante des défis actuels du système de santé suisse. Il est donc essentiel de trouver des moyens pour que les temps d’attente et la charge de travail puissent être réduits efficacement.
Les 5 stratégies pour réduire le temps d’attente en ophtalmologie
1. Structurer l’organisation interne pour éviter les pertes de temps
Un des premiers points d’action pour réduire le temps d’attente dans votre cabinet d’ophtalmologie est la structuration des procédures internes. C’est une étape souvent sous-estimée, pourtant elle vous permet d’avoir une meilleure gestion du temps au quotidien. Il est important que tout le monde sache ce qu’il a à faire durant la journée.
Une communication claire et régulière au sein de l’équipe est ici essentielle, vous pouvez par exemple mettre en place:
- De courts briefings matinaux ou en fin de journée pour définir qui fait quoi
- Utiliser des modèles de comptes rendus pour les situations récurrentes
- Noter les retards récurrents (types de consultations, horaires) et ajuster en continu
2. Mettre en place des rendez-vous à étapes pour optimiser votre temps
Pour beaucoup d’ophtalmologues, une partie importante de la consultation est encore consacrée à des étapes qui peuvent être réalisées avant l’examen médical proprement dit.
Concrètement, certaines actions peuvent être prises en charge en amont par les optométristes, les assistantes médicales ou les secrétaires qui travaillent avec vous, comme par exemple:
- Questionnaires préliminaires
- Autoréfractomètre
- Test de vue
C’est là qu’intervient le concept de rendez-vous à étapes: votre patient réserve un créneau et plusieurs rendez-vous apparaissent dans les agendas de vous et votre équipe. Vous vous concentrez sur les étapes qui nécessitent votre expertise et le parcours patient devient plus fluide et les journées sont mieux structurées pour l’équipe.
Découvrez nos outils pour réduire le temps d’attente en clinique ophtalmologique
3. Réduire les rendez-vous non honorés pour libérer du temps utile
Pour que votre personnel puisse vous aider sur des tâches sur lesquelles votre expertise n’est pas essentielle, il faut qu’ils en aient le temps. Parmi les éléments qui pèsent le plus sur l’efficacité d’un cabinet ophtalmologique figurent **les rendez-vous non honorés.**
Un patient qui ne se présente pas sans prévenir peut provoquer un trou dans votre planning et désorganiser toute la journée. N’hésitez pas à envoyer un mail de confirmation pour chaque rendez-vous. Le patient pourra ainsi facilement la transférer dans son agenda. De plus, des rappels automatiques par SMS 24h avant la consultation vous permettent de réduire drastiquement les no-shows sans travail supplémentaire pour votre équipe.
L’astuce OneDoc: soyez clair sur votre politique de no-show.
Lors de la configuration de vos motifs de consultation, ajoutez un pop-up pour expliciter votre politique de no-show.
4. Utilisez le plein potentiel de votre logiciel médical
Un bon logiciel médical est un véritable allié au quotidien. Que vous utilisiez des logiciels comme Liris, Oplus ou Eyesoft, de nombreuses fonctionnalités avancées peuvent vous faire gagner du temps au quotidien.
Côté agenda, par exemple, n’hésitez pas à adapter la durée des consultations selon le motif et de visualiser clairement les différentes étapes de la prise en charge. En pratique, cela aide à mieux anticiper les journées chargées et à éviter les décalages qui s’accumulent au fil des rendez-vous.
L’autre levier souvent sous-exploité concerne l’interopérabilité avec les appareils et les outils externes. Lorsque les données issues de l’imagerie ou des mesures sont directement intégrées au dossier patient, le risque d’erreur de saisie diminue et le temps administratif est réduit.
Enfin, l’intégration avec une solution de prise de rendez-vous en ligne comme OneDoc permet d’aller encore plus loin. Les rendez-vous pris par les patients sont automatiquement synchronisés avec votre agenda médical, sans double saisie ni doublon. Résultat: un planning toujours à jour, une meilleure visibilité sur le flux de patients et moins de temps perdu sur des tâches purement administratives.
5. Mieux anticiper chaque rendez-vous
Avant même de parler de temps d’attente dans votre clinique ophtalmologique, il est essentiel de revoir votre système de prise de rendez-vous afin d’éviter les déséquilibres dans l’agenda et les pics d’affluence. Nous vous conseillons donc de créer:
- Des motifs différenciés avec des durées précises
- Des appellations claires pour ces motifs pour aider vos patients
- Des créneaux tampon pour les urgences ou les ajustements de dernière minute
Cela vous permettra de mieux anticiper chaque rendez-vous et de ne pas perdre de temps ou prendre du retard grâce à un agenda rempli de manière claire.
La prise de rendez-vous en ligne, un réel plus pour les patients
De plus, la prise de rendez-vous en ligne n’est plus une option, mais un standard attendu par les patients, comme l’avait démontré notre étude en collaboration avec MIS Trend et Farner. Grâce à des solutions comme OneDoc, vous pouvez offrir à vos patients la possibilité de réserver leur consultation 24h/24 et 7j/7, directement depuis votre profil ou votre site internet. Cette flexibilité permet non seulement de réduire les appels téléphoniques chronophages pour votre équipe, mais aussi de mieux répartir les disponibilités selon les motifs de consultation.
Gagnez du temps pour votre clinique ophtalmologique et vos patients
Sans recourir à l’embauche de personnel supplémentaire, il est possible d’agir efficacement grâce à des approches structurées, une meilleure organisation et des outils adaptés.
En optimisant la prise de rendez-vous, en repensant les processus internes et en vous appuyant sur des solutions digitales bien intégrées, vous pouvez rapidement constater une nette amélioration du flux patient et une diminution des temps d’attente.
