Eine gut durchdachter Anrufbeantworter verbessert sofort die Erfahrung Ihrer Patientinnen und Patienten, wenn sie Ihre Arztpraxis kontaktieren. Das Ziel: klar, beruhigend und hilfreich sein und Lösungen anbieten … in weniger als 30 Sekunden! Hier sind 6 bewährte Tipps, gefolgt von 4 Beispielen, die Sie für Ihre Praxis verwenden können.
Unsere 6 Tipps für einen wirkungsvollen Anrufbeantworter in der Arztpraxis
1. Gelassenheit und Klarheit
Wir empfehlen Ihnen, bei der Aufnahme Ihres Anrufbeantworters eine ruhige Stimme zu verwenden und freundlich zu klingen (das hört man sogar am Anrufbeantworter!). Dies trägt dazu bei, ein positives und professionelles Image Ihrer Praxis zu vermitteln.
2. Beginnen Sie damit, den Namen Ihrer Praxis zu nennen.
Beginnen Sie mit dem Namen Ihrer Praxis oder Klinik, damit der Patient oder die Patientin sofort weiß, ob er oder sie die richtige Nummer gewählt hat.
“Guten Tag. Sie erreichen die Praxis von Dr. Müller”
Dieser Teil sollte kurz gehalten werden!
3. Fahren Sie mit den Anweisungen für Notfälle fort.
Nachdem Sie kurz den Namen Ihrer Praxis genannt haben, empfehlen wir Ihnen, immer mit den Verhaltensregeln für medizinische Notfälle fortzufahren. Sie können beispielsweise sagen:
„Wenn Sie einen medizinischen Notfall haben, legen Sie auf und wählen Sie sofort die 144.“
So stellen Sie die Sicherheit Ihrer Patientinnen und Patienten in den Vordergrund und reduzieren den Stress der Anruferin oder des Anrufers.
4. Bieten Sie eine Alternative zur Kontaktaufnahme an, z. B. die Online-Terminbuchung.
Leiten Sie einfache Anfragen an die Online-Terminbuchung weiter, um Wartezeiten am Telefon zu reduzieren:
Wir haben derzeit geschlossen. Um einen Termin zu vereinbaren, suchen Sie auf OneDoc nach „Praxis Dr. Müller“ oder besuchen Sie unsere Website.
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Nachrichten an die Öffnungszeiten und Zeiträume (Ferien, Feiertage) anzupassen.
So vermeiden Sie Frustration bei Ihren Patientinnen und Patienten, da Sie direkt eine einfache Alternative für die Terminvereinbarung anbieten! Ausserdem sparen Sie Zeit, da Sie nur noch auf Fälle reagieren müssen, die unbedingt einen Anruf erfordern!
5. Legen Sie klare Erwartungen hinsichtlich der Antwortfristen fest.
Geben Sie an, wie lange Sie für die Bearbeitung nicht dringender Nachrichten benötigen. Beispiel:
„Wir beantworten alle nicht dringenden Nachrichten innerhalb eines Werktags.“
Wenn Ihre Patientinnen und Patienten also einen Rückruf benötigen, wissen sie, wie lange sie warten müssen.
6. Sagen Sie, was auf dem Anrufbeantworter hinterlassen werden soll (um Hin- und Her-Telefonate zu vermeiden).
Geben Sie die Informationen an, die für eine effiziente Bearbeitung der Anfrage erforderlich sind:
„Bitte geben Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Zusammenfassung des Grundes Ihres Anrufs an.“
So vermeiden Sie lange Rückrufe und sparen allen Beteiligten Zeit!
Unsere Lösungen zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands
Bonus: 4 Beispiele für Telefonansagen Ihres Anrufbeantworters, die Sie sofort verwenden können
Beispiel 1: Während der Öffnungszeiten (Praxis in Beratung)
„Guten Tag, Sie erreichen die Praxis von Dr. Petra Müller. Bei einem medizinischen Notfall legen Sie bitte auf und wählen Sie die Nummer 144.
Wir sind derzeit in einer Sprechstunde. Um einen Termin zu vereinbaren, suchen Sie bitte auf OneDoc.ch nach „Praxis Dr. Müller” oder besuchen Sie unsere Website: www.praxismueller.ch.
Für alle anderen Anfragen hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht. Wir rufen Sie so schnell wie möglich zurück. Vielen Dank!”
Beispiel 2: Ausserhalb der Öffnungszeiten
„Guten Tag, vielen Dank für Ihren Anruf in der Praxis von Dr. Peter Müller. Wir haben derzeit geschlossen und öffnen morgen um 9 Uhr wieder. In Notfällen wählen Sie bitte die Nummer 144 oder begeben Sie sich zur nächsten Notaufnahme.
Um einen Termin zu vereinbaren, besuchen Sie bitte OneDoc.ch oder unsere Website. Bei weiteren Fragen hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs. Wir rufen Sie so schnell wie möglich zurück. Vielen Dank.“
Beispiel 3: Wochenenden oder Feiertage
„Guten Tag, Sie sind bei der Praxis von Dr. Sabine Müller. Die Praxis ist über das Wochenende geschlossen und öffnet wieder am Montag um 9 Uhr. In Notfällen wählen Sie bitte die Nummer 144 oder begeben Sie sich zur nächsten Notaufnahme.
Termine können jederzeit über OneDoc.ch oder unter www.praxismueller.ch vereinbart werden. Hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihr Anliegen, wir rufen Sie am Montagvormittag zurück.“
Beispiel 4: Nachricht für die Ferien
„Guten Tag, Praxis von Dr. Müller. Wir sind bis zum 28. Juli im Urlaub. In Notfällen wählen Sie bitte die Nummer 144 oder wenden Sie sich an die nächstgelegene Notaufnahme.
Für einen Termin ab dem 29. Juli besuchen Sie bitte OneDoc.ch oder gehen Sie direkt auf unsere Website. Bei nicht dringenden Anfragen hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs. Wir melden uns bei Ihnen, sobald unsere Praxis wieder geöffnet ist.”
Reduzieren Sie jetzt die Anrufe in Ihrer Praxis!
Jetzt sind Sie bereit Ihre Anrufbeantworteransage aufzunehmen. Wir empfehlen Ihnen, die Länge Ihrer Ansage zu testen, damit sie etwa 20 bis 30 Sekunden dauert.
Durch die Anwendung dieser bewährten Verfahren oder die Verwendung dieser Beispiele sorgen Sie für eine klare, beruhigende und angemessene Kommunikation, auch wenn kein Personal für die Beantwortung von Anrufen verfügbar ist. Das Ergebnis: eine bessere Erfahrung für Ihre Patientinnen und Patienten und eine vereinfachte Anrufverwaltung für Ihr Team!
