Eine gut durchdachter Anrufbeantworter verbessert sofort die Erfahrung Ihrer Patientinnen und Patienten, wenn sie Ihre Arztpraxis kontaktieren. Das Ziel: klar, beruhigend und hilfreich sein und Lösungen anbieten … in weniger als 30 Sekunden! Hier sind 6 bewährte Tipps, gefolgt von 4 Beispielen, die Sie für Ihre Praxis verwenden können.
Unsere 6 Tipps für einen wirkungsvollen Anrufbeantworter in der Arztpraxis
1. Gelassenheit und Klarheit
Wir empfehlen Ihnen, bei der Aufnahme Ihres Anrufbeantworters eine ruhige Stimme zu verwenden und freundlich zu klingen (das hört man sogar am Anrufbeantworter!). Dies trägt dazu bei, ein positives und professionelles Image Ihrer Praxis zu vermitteln.
2. Beginnen Sie damit, den Namen Ihrer Praxis zu nennen.
Beginnen Sie mit dem Namen Ihrer Praxis oder Klinik, damit der Patient oder die Patientin sofort weiß, ob er oder sie die richtige Nummer gewählt hat.
“Guten Tag. Sie erreichen die Praxis von Dr. Müller”
Dieser Teil sollte kurz gehalten werden!
3. Fahren Sie mit den Anweisungen für Notfälle fort.
Nachdem Sie kurz den Namen Ihrer Praxis genannt haben, empfehlen wir Ihnen, immer mit den Verhaltensregeln für medizinische Notfälle fortzufahren. Sie können beispielsweise sagen:
„Wenn Sie einen medizinischen Notfall haben, legen Sie auf und wählen Sie sofort die 144.“
So stellen Sie die Sicherheit Ihrer Patientinnen und Patienten in den Vordergrund und reduzieren den Stress der Anruferin oder des Anrufers.
4. Bieten Sie eine Alternative zur Kontaktaufnahme an, z. B. die Online-Terminbuchung.
Leiten Sie einfache Anfragen an die Online-Terminbuchung weiter, um Wartezeiten am Telefon zu reduzieren:
Wir haben derzeit geschlossen. Um einen Termin zu vereinbaren, suchen Sie auf OneDoc nach „Praxis Dr. Müller“ oder besuchen Sie unsere Website.
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Nachrichten an die Öffnungszeiten und Zeiträume (Ferien, Feiertage) anzupassen.
So vermeiden Sie Frustration bei Ihren Patientinnen und Patienten, da Sie direkt eine einfache Alternative für die Terminvereinbarung anbieten! Ausserdem sparen Sie Zeit, da Sie nur noch auf Fälle reagieren müssen, die unbedingt einen Anruf erfordern!
5. Legen Sie klare Erwartungen hinsichtlich der Antwortfristen fest.
Geben Sie an, wie lange Sie für die Bearbeitung nicht dringender Nachrichten benötigen. Beispiel:
„Wir beantworten alle nicht dringenden Nachrichten innerhalb eines Werktags.“
Wenn Ihre Patientinnen und Patienten also einen Rückruf benötigen, wissen sie, wie lange sie warten müssen.
6. Sagen Sie, was auf dem Anrufbeantworter hinterlassen werden soll (um Hin- und Her-Telefonate zu vermeiden).
Geben Sie die Informationen an, die für eine effiziente Bearbeitung der Anfrage erforderlich sind:
„Bitte geben Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Zusammenfassung des Grundes Ihres Anrufs an.“
So vermeiden Sie lange Rückrufe und sparen allen Beteiligten Zeit!
Unsere Lösungen zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands
Bonus: 4 Beispiele für Telefonansagen Ihres Anrufbeantworters, die Sie sofort verwenden können
Laden Sie vier Beispiele für effektive Ansagen in verschiedenen Situationen kostenlos herunter und stellen Sie sicher, Ihren Patient:innen zu jeder Zeit die richtigen Informationen zu vermitteln.
Beispiele hier kostenlos herunterladen
Reduzieren Sie jetzt die Anrufe in Ihrer Praxis!
Jetzt sind Sie bereit Ihre Anrufbeantworteransage aufzunehmen. Wir empfehlen Ihnen, die Länge Ihrer Ansage zu testen, damit sie etwa 20 bis 30 Sekunden dauert.
Durch die Anwendung dieser bewährten Verfahren oder die Verwendung dieser Beispiele sorgen Sie für eine klare, beruhigende und angemessene Kommunikation, auch wenn kein Personal für die Beantwortung von Anrufen verfügbar ist. Das Ergebnis: eine bessere Erfahrung für Ihre Patientinnen und Patienten und eine vereinfachte Anrufverwaltung für Ihr Team!
