Le moment est venu. Vous avez décidé de faire de la digitalisation de votre cabinet médical une réalité. Mais une question se pose: « par où commencer? ».
Dans cet article, nous vous donnons, les trucs et astuces à mettre en place pour facilement simplifier le quotidien de votre cabinet sans perdre de temps. À travers 5 grandes étapes, vous apprendrez comment débuter efficacement la digitalisation de votre cabinet médical!
Qu’entend-on par « digitalisation » dans le cadre d'un cabinet médical?
Concrètement, la digitalisation d’un cabinet médical consiste à utiliser des outils digitaux pour soutenir (et non remplacer!) votre pratique quotidienne et la relation avec vos patients. Il ne s’agit pas seulement d’ajouter un ordinateur au secrétariat, mais de repenser certains processus clés pour les rendre plus fluides et plus simples pour tout le monde.
L’exemple le plus concret dans un cabinet médical est l’intégration d’un logiciel médical pour soutenir votre activité, que ce soit à travers un agenda en ligne ou une des fiches patients numériques. Mais la digitalisation peut aussi aller plus loin avec différents outils complémentaires pour aider votre équipe ou vos patients, comme la prise de rendez-vous en ligne, la téléconsultation, la gestion des salles et ressources médicales, la facturation ou encore des rappels de rendez-vous automatisés.
Pourquoi digitaliser son cabinet médical aujourd’hui?
La question n’est plus vraiment « Faut-il digitaliser? » mais plutôt « Jusqu’où et à quel rythme? ». Plusieurs facteurs expliquent pourquoi la digitalisation d’un cabinet médical est devenue un enjeu majeur:
- Une charge administrative toujours plus lourde
- Des patients de plus en plus connectés
- Un écosystème médical qui privilégie des outils connectés
Au-delà de ces considérations, utiliser des outils digitaux peut vous permettre d’attirer et de fidéliser des patients et de recruter de nouvelles recrues pour votre cabinet médical. La digitalisation de votre cabinet médical devient ainsi un levier concret pour développer votre activité tout en améliorant la qualité de vie au travail.
Les 5 étapes pour digitaliser pas à pas votre cabinet
1. Faites un état des lieux de la digitalisation de votre cabinet médical
Un état des lieux est toujours un bon point de départ pour pouvoir planifier la digitalisation. Posez-vous la question: où en suis-je exactement dans la digitalisation de mon cabinet? Est-ce que j’utilise des technologies récentes, ai-je un agenda en ligne, mon cabinet dispose-t-il d’un logiciel de gestion? Une fois que vous avez déterminé votre position digitale, vous pouvez vous demander quelles seront les prochaines étapes!
Peut-être utilisez-vous déjà des solutions digitales dans votre cabinet, que ce soit des équipements, la téléconsultation ou la prise de rendez-vous en ligne… Tout ceci fait partie du processus. Et vous vous rendrez rapidement compte que vous êtes déjà en plein dedans!
2. Prévoyez la transformation digitale de votre cabinet
Une fois votre état des lieux fait, il est temps de planifier la digitalisation de votre cabinet. Pour ce faire, commencez par choisir les solutions qui peuvent apporter quelque chose à vous, votre équipe et vos patients. Pas besoin de tout révolutionner dès la première semaine, concentrez-vous sur les changements simples à mettre en place qui font une réelle différence.
Si vous avez besoin d’aide, nous vous avons concocté une liste de mesures rapides à mettre en place en fin d’article, que vous pouvez mettre en place pour moderniser et digitaliser votre cabinet.
Nos solutions pour digitaliser votre cabinet médical
3. Restez à jour des dernières innovations médicales
Mettre en place des outils digitaux c’est bien, rester à jour c’est mieux! Le paysage digital est en constante évolution et l’innovation et les progrès technologiques dans le domaine de la santé sont rapides.
Toutefois cela ne veut pas dire que vous devez repenser votre stratégie digitale tous les trois mois. Restez informé pour comprendre quelles évolutions et nouvelles solutions sont adaptées à votre activité. Vous pouvez par exemple jeter un œil aux derniers articles de notre blog 
Profitez également de vos passages dans des salons prof comme Quadrimed. Chaque année, vous y trouverez de nombreux stands proposant des solutions pour moderniser votre cabinet.
4. Informez votre équipe de manière transparente et suffisamment tôt
Dans tout processus de transformation, la communication est clé. Informez votre équipe suffisamment tôt pour qu’elle ait le temps de prendre en main les nouveaux outils. Votre équipe est peut-être habituée à des manières de faire et changer leurs habitudes peut amener des frictions. C’est pourquoi il est toujours essentiel d’expliquer vos choix, de prendre en compte les retours de votre équipe et surtout de montrer les avantages à passer à des solutions digitales à votre équipe.
Par exemple, la prise de rendez-vous en ligne combinée aux rappels de rendez-vous peut permettre de réduire le nombre d’appels téléphoniques. Imposer un changement sans prendre les collaborateurs et collaboratrices en compte dans le processus est le meilleur moyen de se retrouver dans une impasse.
5. Faites la promotion de vos solutions digitales à vos patients
Les avantages de la digitalisation ne se limitent pas qu’à votre équipe. C’est pourquoi il est important de communiquer également la digitalisation de votre cabinet à vos patients. Ainsi ils pourront utiliser les nouvelles solutions que vous avez mises en place pour eux. Vous pouvez par exemple mettre à jour votre message de répondeur téléphonique ou envoyer un mail à votre base patients les invitant à prendre rendez-vous en ligne. Si vous proposez la téléconsultation, vous pouvez contacter vos patients, en particulier ceux qui se trouvent loin de votre cabinet.
Votre cabinet est-il déjà visible en ligne?
Faites le test!
Les mesures à mettre en place pour digitaliser votre cabinet
Pour vous aider à prioriser vos actions de digitalisation, nous avons regroupé ci-dessous plusieurs mesures clés pour votre cabinet. Chacune est évaluée selon son niveau de difficulté de mise en place et son impact potentiel sur votre organisation et vos patients.
Que ce soit pour remplir plus facilement votre agenda, améliorer votre visibilité en ligne ou optimiser la gestion interne, ce tableau vous permet d’identifier rapidement les initiatives les plus rentables à court et moyen terme.
| Mesure | Difficulté | Impact | Résultat principal |
|---|---|---|---|
| Ajouter la prise de rendez-vous en ligne | ★☆☆☆☆ | ★★★★★ | Réduction des appels téléphoniques, prise de rendez-vous 24/7, agenda mieux rempli, rappels SMS et mail via OneDoc |
| Ajouter un widget de prise de rendez-vous en ligne sur votre site web | ★☆☆☆☆ | ★★★★☆ | Parcours patient fluide: les visiteurs de votre site peuvent directement réserver un créneau en quelques clics avec moins de risques d’aller sur un site concurrent. |
| Créer et gérer un profil Google Business | ★★☆☆☆ | ★★★★☆ | Meilleure visibilité locale, informations fiables (horaires, adresse, téléphone) et accès facilité à votre cabinet. |
| Être présent sur les plateformes de santé suisses | ★☆☆☆☆ | ★★★★★ | Être présent sur OneDoc, c’est rejoindre l’annuaire médical le plus utilisé de Suisse avec 3 millions de patients inscrits. Vous pouvez également être présent sur Well et Compassana, deux plateformes utilisées par les patients et soutenues par les assureurs. |
| Mettre en place un logiciel médical | ★★★★★ | ★★★★★ | Dossier patient structuré, centralisation des informations, meilleure coordination et traçabilité des soins. |
| Proposer la téléconsultation | ★☆☆☆☆ | ★★★★☆ | Accès facilité pour les patients éloignés, à mobilité réduite, ou qui ne peuvent se déplacer. Suivi plus flexible. |
| Mettre en place la gestion des ressources médicales (salles, équipements, personnel) | ★★★☆☆ | ★★★★★ | Optimisation de l’utilisation des salles et des équipements, diminution des conflits d’agenda et meilleure organisation interne. |
