3 astuces pour combattre la pénurie de secrétaires médicales

Ce n’est un secret pour personne. En Suisse, le personnel médical, et notamment les assistantes et les secrétaires, manque, et ce malgré leur rôle indispensable dans les centres médicaux. Sont notamment mises en cause les conditions de travail, le stress et le manque de places d’apprentissage. Pourtant, des solutions simples à intégrer dans votre centre médical existent pour que vous puissiez efficacement soulager le travail et gagner du temps pour les patients. En voici 3 que vous pouvez mettre en place dès maintenant.

Une pénurie de personnel généralisée en Suisse

En Suisse, il manque déjà aujourd’hui environ 20’000 professionnels de santé dans tous les domaines, selon un communiqué de la FMH. Cette situation ne devrait pas s’améliorer dans les années à venir.

Une des raisons de cette pénurie de personnel: le stress ressenti par les professionnels de santé dans le cadre de leur travail. La charge croissante des tâches administratives est ici un facteur important: avec jusqu’à 2,5 heures par jour consacrées à l’administratif, les professionnels de santé passent 25 minutes de plus sur ces tâches qu’il y a dix ans. Cela se répercute également sur les patients qui doivent en moyenne attendre plus longtemps avant d’être soignés. La prioritisation des tâches devient alors essentielle! Des solutions existent toutefois pour gagner du temps sur les tâches administratives, vous permettant de compenser cette augmentation et de vous concentrer sur l’essentiel: les patients.

1. Offrir la prise de rendez-vous en ligne et gagnez 30 minutes par jour!

Intégrer la prise de rendez-vous en ligne à votre centre médical est un des premiers facteurs qui va vous permettre de réduire significativement la charge de travail administratif de vos assistants, assistantes et secrétaires. En effet, une telle solution permet de limiter les appels téléphoniques au cours d’une journée, soulageant le travail du personnel médical.

Grâce à ces outils, il est possible de réduire d’environ 30% la charge administrative quotidienne. Pour le centre médical de Würenlos, ce sont par exemple 30 minutes de temps passé au téléphone qui ont pu être économisées par jour!

2. Opter pour une solution centralisée pour faciliter le travail des équipes

Un facteur également important à prendre en compte est la compatibilité entre vos différents systèmes. L’objectif étant ici de simplifier le travail de vos assistantes, assistants et secrétaires en limitant les doublons et les tâches répétitives qui prennent du temps.

La synchronisation automatique des rendez-vous réservés en ligne sur OneDoc à votre logiciel de gestion de cabinet permet de les faire apparaitre directement dans le logiciel de cabinet. Il est ainsi possible de continuer d’utiliser un logiciel central pour la gestion de votre activité. Vos équipes peuvent ainsi garder leurs habitudes de travail tout en bénéficiant des avantages de la prise de rendez-vous en ligne.

3. Automatiser les SMS et mails pour soulager la charge de travail

Enfin, afin de toujours réduire la charge administrative, d’autres fonctionnalités intéressantes pour le secrétariat de votre centre médical sont l’automatisation des tâches répétitives. Les emails de confirmation et les SMS de rappel peuvent, par exemple facilement être automatisés. Cette tâche répétitive peut facilement prendre du temps et ajouter une charge mentale qui n’est pas nécessaire. Les emails et les SMS sont, par ailleurs, très appréciés des patientes et des patients et réduisent durablement le nombre de no-shows jusqu’à 75%!

Alleger durablement la charge du personnel médical

Le travail du personnel médical a eu tendance à se complexifier et à prendre de plus en plus de temps au fil des ans. Utiliser des outils digitaux permet de réduire la charge de travail en simplifiant les processus qui peuvent l’être, permettant de réduire cette nouvelle charge administrative. Planifier sa journée peut ici aussi se révéler être un réel atout!

Le temps gagné permet au personnel médical, notamment aux assistantes et aux assistants, de se consacrer pleinement aux tâches dans le domaine des soins. En diminuant les tâches répétitives du secrétariat, ils et elles ont de nouveau plus de temps pour les tâches telles que la mesure de la tension artérielle, les injections, les prises de sang, ou encore l’assistance au médecin.

Sources:

La pénurie de personnel qualifié met en péril la qualité élevée des soins – FMH
Unterbesetzt und überlastet: So geht es den Ärzt:innen in der Schweiz – Swissinfo.ch
Blog des médecins vaudois – svmed.ch
Mit Digitalisierung gegen den Fachkräftemangel – beebase.ch