In un contesto in cui gli studi e le cliniche oculistiche sono sempre più sollecitati in Svizzera, ridurre i tempi di attesa è diventata una sfida fondamentale. Oltre a migliorare la soddisfazione dei pazienti, questo consente anche di alleggerire il carico di lavoro quotidiano senza aumentare i costi legati all’assunzione di nuovo personale. In questo articolo ti proponiamo cinque approcci concreti per rendere più fluida la tua attività.
Le cliniche oculistiche sotto pressione
In Svizzera, 4 persone su 5 hanno ormai bisogno di occhiali secondo uno studio di OPTIQUESUISSE, mentre nel 2021 erano circa il 60%. Questa rapida evoluzione è dovuta in gran parte al nostro stile di vita sempre più digitale, caratterizzato da un uso intensivo di smartphone e schermi, ma anche dall’invecchiamento della popolazione. A questo aumento della domanda si aggiungono una carenza di personale qualificato e un carico amministrativo crescente, che fanno parte integrante delle sfide attuali del sistema sanitario svizzero. È quindi essenziale trovare soluzioni affinché i tempi di attesa e il carico di lavoro possano essere ridotti in modo efficace.
Le 5 strategie per ridurre i tempi di attesa in oftalmologia
1. Strutturare l’organizzazione interna per evitare perdite di tempo
Uno dei primi interventi per ridurre i tempi di attesa nel tuo studio oculistico è la strutturazione dei processi interni. È un passaggio spesso sottovalutato, ma che permette di ottenere una migliore gestione del tempo nella quotidianità. È importante che ogni membro del team sappia esattamente cosa deve fare durante la giornata.
Una comunicazione chiara e regolare all’interno del team è fondamentale. Puoi ad esempio:
- Organizzare brevi briefing al mattino o a fine giornata per definire ruoli e priorità
- Utilizzare modelli di referti per le situazioni ricorrenti
- Monitorare i ritardi ricorrenti (tipi di visite, orari) e adattare l’organizzazione in modo continuo
2. Implementare appuntamenti a più fasi per ottimizzare il tuo tempo
Per molti oculisti, una parte significativa della visita è ancora dedicata a fasi che possono essere svolte prima dell’esame medico vero e proprio.
Concretamente, alcune attività possono essere gestite in anticipo da optometristi, assistenti medici o segretarie, come ad esempio:
- Questionari preliminari
- Autorefrattometro
- Test visivo
È qui che entra in gioco il concetto di appuntamenti a più fasi: il paziente prenota un unico slot e diversi appuntamenti compaiono negli agenda tuoi e del tuo team. Tu ti concentri sulle fasi che richiedono la tua competenza specialistica, mentre il percorso del paziente diventa più fluido e le giornate sono meglio strutturate per tutto il team.
Scopri i nostri strumenti per ridurre i tempi di attesa nelle cliniche oculistiche
3. Ridurre gli appuntamenti mancati per liberare tempo utile
Affinché il tuo team possa aiutarti nelle attività che non richiedono direttamente la tua competenza specialistica, è fondamentale che ne abbia il tempo. Tra i fattori che incidono maggiormente sull’efficienza di uno studio oculistico figurano gli appuntamenti non onorati.
Un paziente che non si presenta senza preavviso può creare un vuoto nell’agenda e compromettere l’organizzazione dell’intera giornata. Per questo è consigliabile inviare una email di conferma per ogni appuntamento, in modo che il paziente possa aggiungerlo facilmente al proprio calendario. Inoltre, i promemoria automatici via SMS inviati 24 ore prima della visita permettono di ridurre drasticamente i no-show, senza alcun carico di lavoro aggiuntivo per il tuo team.
Il consiglio OneDoc: sii chiaro sulla tua politica di no-show.
Durante la configurazione dei motivi di consultazione, aggiungi un pop-up che spieghi chiaramente la tua politica sugli appuntamenti mancati.
4. Sfrutta tutto il potenziale del tuo software medico
Un buon software medico è un vero alleato nella gestione quotidiana. Che tu utilizzi soluzioni come Liris, Oplus o Eyesoft, molte funzionalità avanzate possono farti risparmiare tempo ogni giorno.
Per quanto riguarda l’agenda, ad esempio, è utile adattare la durata delle visite in base al motivo della consultazione e visualizzare chiaramente le diverse fasi del percorso di cura. In pratica, questo aiuta a prevedere meglio le giornate più intense ed evitare accumuli di ritardo nel corso degli appuntamenti.
Un altro aspetto spesso sottovalutato riguarda l’interoperabilità con dispositivi e strumenti esterni. Quando i dati provenienti dall’imaging o dalle misurazioni vengono integrati direttamente nel dossier del paziente, si riduce il rischio di errori di inserimento e si risparmia tempo amministrativo.
Infine, l’integrazione con una soluzione di prenotazione online come OneDoc consente di fare un ulteriore passo avanti. Gli appuntamenti prenotati dai pazienti vengono sincronizzati automaticamente con il tuo software medico, senza doppie registrazioni né duplicazioni. Il risultato è un’agenda sempre aggiornata, una migliore visibilità del flusso di pazienti e meno tempo perso in attività puramente amministrative.
5. Anticipare meglio ogni appuntamento
Prima ancora di parlare di tempi di attesa nella tua clinica oculistica, è fondamentale rivedere il sistema di prenotazione per evitare squilibri nell’agenda e picchi di affluenza. Ti consigliamo quindi di creare:
- Motivi di consultazione differenziati con durate precise
- Denominazioni chiare per aiutare i pazienti nella scelta
- Slot tampone per urgenze o aggiustamenti dell’ultimo minuto
Questo ti permetterà di anticipare meglio ogni visita e di evitare perdite di tempo o ritardi grazie a un’agenda strutturata in modo chiaro.
La prenotazione online: un vero valore aggiunto per i pazienti
La prenotazione online non è più un’opzione, ma uno standard atteso dai pazienti, come dimostrato dal nostro studio realizzato in collaborazione con MIS Trend e Farner. Grazie a soluzioni come OneDoc, puoi offrire ai tuoi pazienti la possibilità di prenotare la visita 24 ore su 24, 7 giorni su 7, direttamente dal tuo profilo o dal tuo sito web.
Questa flessibilità consente non solo di ridurre le chiamate telefoniche che assorbono tempo prezioso per il team, ma anche di distribuire meglio le disponibilità in base ai motivi di consultazione.
Guadagna tempo per la tua clinica oculistica e per i tuoi pazienti
Senza ricorrere all’assunzione di personale aggiuntivo, è possibile agire in modo efficace grazie a un’organizzazione strutturata, processi ottimizzati e strumenti adeguati.
Migliorando la prenotazione degli appuntamenti, ripensando i processi interni e affidandoti a soluzioni digitali ben integrate, puoi osservare rapidamente un miglioramento del flusso di pazienti e una riduzione significativa dei tempi di attesa.
