En Suisse, les médecins passent près de 2 heures par jour sur des tâches administratives – entre écran, dossiers et coordination. Or, pénurie de personnel médical et l’inflation des exigences réglementaires transforment chaque acte administratif en risque d’erreur et de stress. On vous en dit plus dans notre article dédié!
Pourquoi les priorisations des tâches est devenue critique au sein des cabinets médicaux?
Votre quotidien et celui de votre cabinet médical peut être résumé en un mot: effervescence. Et pour cause, chaque journée passe à une telle vitesse qu’il est facile de se sentir submergé par le flot constant de tâches à accomplir. C’est là qu’intervient la hiérarchisation des tâches, essentielle pour rester efficace et ne rien laisser au hasard (ou presque) afin de simplifier le quotidien de vos équipes.
Prioriser les tâches permet de:
- Garder une vue d’ensemble
- Réduire le stress et améliorer les conditions de travail
- Booster votre productivité et votre efficacité dans la gestion des tâches administratives et médicales
Les différentes méthodes de priorisation des tâches
Lorsqu’il s’agit de priorisation des tâches, et ce indépendamment de la gestion d’un cabinet médical, plusieurs méthodes ont déjà fait leurs preuves:
| Méthode | Quand l’utiliser? | Support idéal |
|---|---|---|
| Matrice d’Eisenhower | Liste courte & équipe réduite | Tableau blanc, Trello |
| Analyse ABC / Pareto | Multi-sites, gros volume | Export Excel et codes couleur |
| Kanban | Processus récurrents | Module tâche d’un logiciel de gestion ou Notion |
Pour autant, si l’on se concentre sur la matrice d’Eisenhower ou l’analyse ABC, le principe reste le même et peut se résumer en deux questions:
- La tâche est-elle urgente?
- La tâche est-elle importante?
Qu’est-ce que cela signifie concrètement?
- Urgent & important : agissez sans délai (ex. urgence médicale, dossier assurance bloquant).
- Important, pas urgent : bloquez un créneau calme (ex. audit qualité).
- Urgent, peu important : déléguez (ex. appels pour certificats).
- Ni urgent ni important : reportez ou supprimez.
Se poser ces questions (c’est très rapide!) pour chaque tâche permet d’organiser la journée de façon optimale et ce en tenant compte du temps dont vous et/ou vos équipes disposez.
La technique des 5 minutes pour préparer sa journée
| « Qu’est-ce qui doit ABSOLUMENT être terminé aujourd’hui? »
Avant une journée qui s’annonce intensive, il peut être tentant de vouloir entrer directement dans le feu de l’action. Consacrer quelques minutes à faire un récapitulatif des tâches à accomplir et à planifier le travail du jour est toutefois extrêmement bénéfique. En plus de gagner un temps précieux, cela vous permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble.
Voici quelques points à aborder lors de ce récapitulatif de début de journée:
- Listez les urgences (notamment administratives)
- Reportez les tâches inachevées
- Attribuez chaque action à une personne
- Vérifiez la charge de chacun pour éviter la surcharge
Des solutions numériques pour vous aider au quotidien: Misez sur l’automatisation!
Pour ne pas être submergé, prioriser (et donc préparer) est essentiel. Toutefois, en complément de ce travail plus cérébral, il existe également des solutions numériques pour vous décharger de certaines tâches administratives chronophrages grâce à l’automatisation de certains aspects de votre quotidien.
1. Optez pour un logiciel de gestion adapté
En premier lieu, il y a le logiciel de gestion de cabinet médical. Vous utilisez peut-être déjà un logiciel comme Mediway, MediOnline ou Axenita. Ces logiciels vous permettent de faciliter la gestion de votre cabinet ou centre facilement grâce à de nombreuses fonctionnalités.
Ils peuvent vous permettre de créer et de centraliser des documents patients, de créer des rappels ou de proposer des plannings accessibles pour toute l’équipe. Vous gagnez ainsi du temps sur les tâches chronophages.
2. Offrez la prise de rendez-vous en ligne
Le téléphone monopolise votre secrétariat? Une plateforme de prise de rendez-vous en ligne 24/7 réduit les appels et offre à vos patients l’autonomie qu’ils attendent.
| Pour le centre médical de Würenlos, ce sont par exemple 30 minutes que l’équipe économise chaque jour grâce à la prise de rendez-vous en ligne. Les patients prennent ainsi leur rendez-vous de manière autonome 24/7 en fonction de vos disponibilités et peuvent choisir le type de consultation qui leur convient.
En bref, pour une priorisation des tâches efficace en cabinet:
- Classez chaque tâche par urgence et importance (matrice d’Eisenhower).
- Préparez un plan de journée de 5 minutes chaque matin.
- Déléguez ou automatisez les tâches urgentes mais peu importantes.
- Utilisez un logiciel de gestion + prise de rendez-vous en ligne pour réduire l’administratif.
- Mesurez les gains de temps et réajustez chaque semaine.
Sources
Les médecins des hôpitaux sont toujours plus occupés par l’administration – Le Temps