Un messaggio di segreteria ben studiato migliora subito l’esperienza dei tuoi pazienti quando contattano il tuo studio medico. L’obiettivo: essere chiaro, rassicurante, utile e proporre soluzioni… in meno di 30 secondi! Ecco 6 consigli collaudati, seguiti da 4 esempi che puoi usare per il tuo studio.
I nostri 6 consigli per un messaggio di segreteria efficace
1. Sorridi, stai registrando!
Quando registri il messaggio della segreteria, ti consigliamo di mantenere una voce calma e sorridente (anche in segreteria si sente!). Questo contribuirà a dare un’immagine positiva e professionale del tuo studio.
2. Inizia ricordando il nome del tuo studio
Inizia ricordando il nome del tuo studio o clinica così il paziente sa subito di aver chiamato il numero giusto.
«Buongiorno, hai chiamato lo studio della Dott.ssa Dupont.»
Questa parte deve restare breve!
3. Prosegui con le indicazioni in caso di emergenza
Dopo aver ricordato il nome del tuo studio, ti consigliamo di proseguire sempre con le buone prassi in caso di emergenza medica. Per esempio:
«Se stai affrontando un’emergenza medica, riattacca e chiama subito il 144.»
Così dai priorità alla sicurezza dei pazienti e riduci lo stress di chi chiama.
4. Offri un’alternativa per contattarti, come la prenotazione online
Reindirizza le richieste semplici verso la prenotazione online per ridurre l’attesa al telefono:
«Siamo attualmente chiusi. Per prenotare un appuntamento, cerca “Studio Dupont” su OneDoc oppure visita il nostro sito internet.»
Ti consigliamo di adattare i messaggi in base agli orari (apertura/chiusura) e ai periodi (vacanze, congedi).
In questo modo eviti frustrazione nei pazienti perché offri subito un’alternativa semplice per prenotare! Inoltre, risparmi tempo perché dovrai rispondere solo ai casi che richiedono necessariamente una telefonata!
5. Definisci aspettative chiare sui tempi di risposta
Indica in quanto tempo gestisci i messaggi non urgenti. Esempio:
«Rispondiamo a tutti i messaggi non urgenti entro un giorno lavorativo.»
Così, se i pazienti devono essere richiamati, sanno quanto dovranno aspettare.
6. Indica cosa lasciare in segreteria (per evitare avanti-indietro)
Specifica le informazioni necessarie per trattare la richiesta in modo efficace:
«Ti preghiamo di indicare il tuo nome, il tuo numero di telefono e un breve riepilogo del motivo della chiamata.»
Così eviti scambi inutili e fai risparmiare tempo a tutti!
Le nostre soluzioni per ridurre il tempo amministrativo
Bonus: 4 esempi di messaggi di segreteria che puoi usare subito
Esempio 1: Durante l’orario di apertura (studio in visita)
«Buongiorno, hai chiamato lo studio del Dott. Jean Dupont. Se stai affrontando un’emergenza medica, riattacca e chiama il 144.
Siamo attualmente in visita. Per prenotare un appuntamento, cerca “Studio Jean Dupont” su OneDoc oppure vai sul nostro sito: www.cabinetdrjeandupont.ch.
Per qualsiasi altra richiesta, lascia il tuo nome, il tuo numero e un breve messaggio. Ti richiameremo il prima possibile. Grazie!»
Esempio 2: Fuori orario di apertura (sera)
«Buonasera, grazie per aver chiamato lo studio del Dott. Jean Dupont. Siamo attualmente chiusi e riapriremo domani alle 9. In caso di emergenza, chiama il 144 oppure recati al pronto soccorso più vicino.
Per prenotare un appuntamento, puoi usare OneDoc o il nostro sito internet. Per qualsiasi altra domanda, lascia il tuo nome, il tuo numero e il motivo della chiamata. Ti richiameremo il prima possibile. Grazie!»
Esempio 3: Weekend o giorni festivi
«Buongiorno, hai chiamato lo studio del Dott. Jean Dupont. Lo studio è chiuso per il weekend e riaprirà lunedì alle 9. In caso di emergenza, chiama il 144 oppure recati al pronto soccorso più vicino.
Gli appuntamenti possono essere prenotati in qualsiasi momento tramite OneDoc o su www.cabinetdrjeandupont.ch. Lascia il tuo nome, il tuo numero e la tua richiesta, ti richiameremo lunedì mattina.»
Esempio 4: Messaggio per le vacanze
«Buongiorno, studio del Dott. Jean Dupont. Siamo in ferie fino al 28 luglio. In caso di emergenza, chiama il 144 oppure rivolgiti al pronto soccorso più vicino.
Per un appuntamento dal 29 luglio, vai su OneDoc e cerca il nostro studio oppure visita direttamente il nostro sito internet. Per una richiesta non urgente, lascia il tuo nome, il tuo numero e il motivo della chiamata. Ti ricontatteremo alla riapertura dello studio.»
Riduci le chiamate allo studio da subito!
Ora sei pronto per registrare il tuo messaggio di segreteria. Ti consigliamo di testare la durata del messaggio così da restare intorno ai 20–30 secondi).
Applicando queste buone pratiche o usando questi esempi, offri una comunicazione chiara, rassicurante e adeguata, anche quando non c’è personale a rispondere. Risultato: un’esperienza migliore per i tuoi pazienti e una gestione delle chiamate più leggera per il tuo team!
