Prioriser efficacement les tâches en cabinet médical, les points clés

2 heures. C’est le temps que passent en moyenne les médecins sur des tâches administratives par jour. Pour pallier cette situation, il est essentiel pour les gestionnaires de cabinets médicaux, les secrétaires et les assistantes de savoir gérer de manière optimale leurs tâches au quotidien. Découvrez comment améliorer la gestion de votre cabinet médical en priorisant vos tâches et en simplifiant ce qui peut l’être!

L’importance de prioriser les tâches de son cabinet médical

Dans l’effervescence d’un cabinet médical, il est facile de se sentir submergé par le flot constant de tâches à accomplir. C’est là qu’intervient la hiérarchisation des tâches, essentielle pour rester efficace. En effet, avec la pénurie de personnel médical, il est d’autant plus important de ne rien laisser au hasard et de simplifier la vie de ses équipes.

Prioriser les tâches permet de:

Garder une vue d’ensemble
Réduire le stress et améliorer les conditions de travail
Améliorer votre productivité et votre efficacité dans la gestion des tâches administratives et médicales.

Comment prioriser efficacement les tâches de son cabinet médical

Plusieurs méthodes existent pour prioriser des tâches. Que ce soit la matrice d’Eisenhower ou l’analyse ABC, le principe reste le même et peut se résumer en deux questions:

La tâche est-elle urgente?
La tâche est-elle importante?

Se poser ces questions pour chaque tâche permet d’organiser sa journée avec le temps que vous avez à disposition.

Si une tâche est urgente et importante (comme une urgence médicale), il faut évidemment la traiter en priorité, mais pour les tâches importantes mais pas urgentes, il peut être utile de les planifier dans un moment de calme (ce qui peut être le cas de certaines tâches administratives). Au contraire, pour les tâches urgentes mais pas importantes, il est possible de les déléguer.

Appliquer cette méthode vous permet à vous et à votre équipe de consacrer votre temps et votre énergie pour vous concentrer sur vos patients.

Prendre le temps de préparer sa journée

Avant une journée qui s’annonce intensive, il peut être tentant de vouloir entrer directement dans le feu de l’action. Consacrer quelques minutes à faire un récapitulatif des tâches à accomplir et à planifier le travail du jour est toutefois extrêmement bénéfique. En plus de gagner un temps précieux, cela vous permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble.

Voici quelques points à aborder lors de ce récapitulatif de début de journée:

Quelles sont les urgences?
Quelles sont les tâches qui n’ont pas pu être terminées hier?
Quelles tâches doivent être finies aujourd’hui?
Quelles sont les tâches non traitées en raison de contraintes de temps et qui peuvent être reportées à demain?
Qui s’occupera de quoi?

Pour aller plus loin: simplifier son travail en cabinet au quotidien

Prioriser est essentiel, mais si nous vous disions qu’il était également possible de se décharger des tâches administratives rébarbatives facilement? De nos jours, beaucoup d’outils digitaux sont là pour vous faire gagner du temps sur les tâches qui prennent du temps à vos équipes grâce à l’automatisation de certains aspects.

Un logiciel de gestion adapté

En premier lieu, il y a le logiciel de gestion de cabinet médical. Vous utilisez peut-être déjà un logiciel comme Mediway, MediOnline ou Axenita. Ces logiciels vous permettent de faciliter la gestion de votre cabinet ou centre facilement grâce à de nombreuses fonctionnalités. Ils peuvent vous permettre de créer et de centraliser des documents patients, de créer des rappels ou de proposer des plannings accessibles pour toute l’équipe. Vous gagnez ainsi du temps sur les tâches chronophages.

Offrir la prise de rendez-vous en ligne

À cela, vous pouvez combiner une solution de prise de rendez-vous en ligne. La prise de rendez-vous par téléphone peut facilement prendre du temps pour vos équipes, et passer à une solution en ligne permet de facilement économiser du temps.

Pour le centre médical de Würenlos, ce sont par exemple 30 minutes que l’équipe économise chaque jour grâce à la prise de rendez-vous en ligne. Les patients prennent ainsi leur rendez-vous de manière autonome 24/7 en fonction de vos disponibilités et peuvent choisir le type de consultation qui leur convient.

Que ce soit en priorisant vos tâches ou en simplifiant votre travail quotidien et celui de vos équipes avec les outils digitaux, nous espérons que ces quelques conseils vous aideront à améliorer la gestion de votre centre médical. N’hésitez pas à consulter nos autres articles sur le sujet pour en savoir plus.