Welche Aufgaben sind wirklich wichtig? Tipps für Ihre Praxis

2 Stunden. Das ist die Zeit, die Ärzte durchschnittlich pro Tag mit Verwaltungsaufgaben verbringen. Um dieser Situation entgegenzuwirken, ist es für Praxismanager, Sekretärinnen und Assistentinnen von entscheidender Bedeutung, dass sie ihre täglichen Aufgaben optimal bewältigen. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Praxismanagement verbessern können, indem Sie Ihre Aufgaben priorisieren und vereinfachen!

Wie wichtig es ist, die Aufgaben in der Arztpraxis zu priorisieren

In der Hektik einer Arztpraxis kann es leicht passieren, dass man sich von der ständigen Flut der zu erledigenden Aufgaben überfordert fühlt. Hier kommt die Priorisierung von Aufgaben ins Spiel, die entscheidend ist, um effizient zu bleiben. Angesichts des Mangels an medizinischem Personal ist es umso wichtiger, nichts dem Zufall zu überlassen und den Alltag aller Mitarbeiter:innen zu vereinfachen.

Die Priorisierung von Aufgaben ermöglicht Folgendes:

Den Überblick behalten
Stress reduzieren und die Arbeitsbedingungen verbessern.
Ihre Produktivität und Effizienz bei der Bewältigung von administrativen und medizinischen Aufgaben steigern.

Wie Sie die Aufgaben in Ihrer Arztpraxis effektiv priorisieren können

Es gibt verschiedene Methoden, um Aufgaben zu priorisieren. Ob Eisenhower-Matrix oder ABC-Analyse, das Prinzip ist immer das gleiche und lässt sich in zwei Fragen zusammenfassen:

Ist die Aufgabe dringend?
Ist die Aufgabe wichtig?

Sich diese Fragen für jede Aufgabe zu stellen, hilft dabei, die verfügbare Zeit gut zu planen.

Wenn eine Aufgabe dringend und wichtig ist (z. B. ein medizinischer Notfall), muss sie natürlich vorrangig behandelt werden. Bei wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben kann es hilfreich sein, sie in einem ruhigen Moment zu planen (das kann bei einigen Verwaltungsaufgaben der Fall sein). Im Gegenteil: Bei dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben ist es möglich, sie zu delegieren.

Wenn Sie diese Methode anwenden, können Sie und Ihr Team Ihre Zeit und Energie darauf verwenden, sich auf Ihre Patient:innen zu konzentrieren.

Sich Zeit nehmen, um den Tag vorzubereiten

Vor einem anstrengenden Tag kann es verlockend sein, sich direkt in die Arbeit stürzen zu wollen. Ein paar Minuten für eine Zusammenfassung der anstehenden Aufgaben und die Planung der Arbeit für den Tag zu verwenden, ist jedoch äusserst hilfreich. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern verschafft Ihnen auch einen besseren Überblick.

Hier sind einige Punkte, die Sie bei dieser Zusammenfassung zu Beginn des Tages ansprechen sollten:

Was sind die dringlichsten Aufgaben?
Welche Aufgaben konnten gestern nicht erledigt werden?
Welche Aufgaben müssen heute erledigt werden?
Welche Aufgaben werden aus Zeitgründen nicht bearbeitet und können auf morgen verschoben werden?
Wer wird sich um welche Aufgaben kümmern?

Weiterführende Fragen: Vereinfachung der täglichen Arbeit in der Praxis

Prioritäten zu setzen ist wichtig. Aber was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es auch möglich ist, lästige Verwaltungsaufgaben auf einfache Weise zu erledigen? Heutzutage gibt es viele digitale Tools, die Ihnen helfen können, Zeit bei zeitraubenden Aufgaben zu sparen, indem sie bestimmte Aspekte automatisieren.

Angepasste Praxissoftware

An erster Stelle steht die Software für die Verwaltung einer Arztpraxis. Vielleicht verwenden Sie bereits eine Software wie Mediway, MediOnline oder Axenita. Mit diesen Softwareprogrammen können Sie die Verwaltung Ihrer Praxis oder Ihres Zentrums dank zahlreicher Funktionen vereinfachen. Sie können damit z.B. Patientendokumente erstellen und zentralisieren, Erinnerungen einrichten oder Terminpläne anbieten, die für das gesamte Team zugänglich sind. So sparen Sie Zeit bei aufwendigen Aufgaben.

Online-Terminvereinbarung anbieten

Dazu können Sie eine Lösung zur Online-Terminvereinbarung kombinieren. Die Terminvereinbarung per Telefon kann für Ihr Team leicht zeitaufwändig sein, und durch den Wechsel zu einer Online-Lösung kann leicht Zeit gespart werden.

Im Ärztezentrum Würenlos spart das Team beispielsweise jeden Tag 30 Minuten durch die Online-Terminbuchung. Die Patient:innen buchen so rund um die Uhr selbstständig ihre Termine nach Ihrer Verfügbarkeit und können die Art der Konsultation wählen, die ihnen am besten passt.

Ob Sie nun Ihre Aufgaben priorisieren oder Ihre tägliche Arbeit und die Ihrer Teams mit digitalen Hilfsmitteln vereinfachen, wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen helfen werden, die Verwaltung Ihres Gesundheitszentrums zu verbessern. Zögern Sie nicht, unsere anderen Artikel zu diesem Thema zu lesen, um mehr zu erfahren.