Comment envoyer des factures de manières sécurisées avec un logiciel de facturation pour thérapeutes

En tant que thérapeute, vous devez utiliser un logiciel de facturation au Tarif 590 pour facturer vos patients. Dans notre article sur les solutions de facturation pour les thérapeutes, nous étions revenus sur l’importance de la sécurité. En effet, selon la nLPD, les données patients doivent impérativement être protégées! Découvrez comment vous pouvez envoyer des factures sécurisées à votre patientèle dans cet article.

Quels points à prendre en compte lors de l’envoi des factures sécurisé aux patients

Que vous veniez de vous lancer en tant que thérapeute indépendant ou que vous exercez depuis plusieurs années, vous avez certainement été confronté à l’envoi de factures. Vous les envoyez peut-être déjà par email à vos patients. Si cette méthode est facile à utiliser, elle n’est pas vraiment légale!

En effet, pour qu’une facture soit sécurisée par email, il faut que celle-ci soit cryptée. Sinon, selon la nLPD, en envoyant une facture via un e-mail non sécurisé, vous ne respectez pas vos obligations de diligence et pouvez être poursuivi par vos patientes et patients!

Vous pouvez toutefois également demander un consentement, de préférence possible écrit, pour vous protéger en cas de fuite de données. Mais le mieux pour tout le monde est évidemment d’utiliser une solution ou un logiciel de facturation qui sécurise les données directement. Pour en savoir plus, nous vous invitions à découvrir notre article sur la législation en vigueur en matière de facturation des consultations par les thérapeutes en Suisse.

Comment le OneDoc gère les envois de factures de manière sécurisée

Lorsque vous créez une facture avec notre module de facturation au Tarif 590, vous avez directement l’option de l’envoyer de manière sécurisée par email. Chaque patiente et patient bénéficiera d’un lien unique dans l’email, qui renverra vers notre plateforme sécurisée et hébergée en Suisse. Depuis cette plateforme, seul le ou la destinataire de la facture pourra la télécharger grâce à un code qu’il ou elle recevra par SMS.

Qu’est-ce que cela implique pour moi en tant que professionnel de santé?

En tant que thérapeute, cette option est celle par défaut lorsque vous enverrez la facture, il vous suffira alors de renseigner le mail et le téléphone de la personne à qui vous souhaitez envoyer la facture depuis OneDoc Pro. Si votre patientèle utilise la prise de rendez-vous en ligne sur OneDoc ou que vous avez déjà renseigné ses informations précédemment, elles s’afficheront directement dans la facture.

Si vous souhaitez toutefois envoyer la facture par un autre biais sécurisé, vous pouvez également télécharger la facture depuis le module de facturation sur votre espace professionnel OneDoc Pro.

Comment est-ce que mes patients peuvent accéder à leurs factures sécurisées?

Au lieu de recevoir les documents de facturation en pièce jointe, vos patientes et patients pourront maintenant facilement télécharger ces documents depuis notre plateforme sécurisée grâce à un lien reçu par mail. Le patient ou la patiente aura ensuite besoin de son natel afin de permettre la double authentification. Cette étape garantit que seuls les patients autorisés puissent accéder à leurs factures.

À noter que le lien sera actif pendant 30 jours. Une fois cette période écoulée, vous pouvez renvoyer la facture et la patiente ou le patient recevra un nouveau lien qui sera également valide 30 jours.
Sur la plateforme sécurisée, votre patientèle pourra facilement choisir les documents qu’elle veut télécharger.

Ce qu’il faut retenir sur l’envoi des factures sécurisées pour les professionnels de santé

• Les emails ne sont, de base, pas suffisamment sécurisés.
• Le module de facturation OneDoc permet d’envoyer des factures sécurisées grâce à la double authentification et un hébergement en suisse.

La sécurité des données est essentielle lors du traitement des données médicales, c’est pourquoi OneDoc s’engage à prendre les mesures de protection les plus élevées. Nous mettons par exemple un point d’honneur à être certifiés ISO 27001 et OCPD et avons tous nos serveurs en Suisse.