Digitalisation des cabinets médicaux: par où commencer pour une transition efficace vers le digital?

Le moment est venu. Vous avez décidé de faire de la digitalisation de votre cabinet médical une réalité. Vous avez des idées, des plans et de la motivation – mais par où commencer, concrètement? Si tout début est difficile, OneDoc est là pour vous aider!

Des outils digitaux tout en gardant l’humain au centre

De nombreuses (bonnes) raisons peuvent vous motiver à digitaliser votre cabinet: gain de temps et d’efficacité, proposer de nouvelles prestations, simplifier la communication… Mais dans l’absolu, tous ces changements ne devraient avoir qu’un seul but: améliorer l’expérience patient.
Cela peut être en leur simplifiant la vie grâce à la prise de rendez-vous en ligne ou encore aux consultations vidéo. Mais également en vous simplifiant la vie en vous déchargant de tâches administratives, vous donnant plus de temps pour votre patientèle.

L’importance de la communication dans l’implémentation des outils digitaux

Pour garder le facteur humain au centre lorsque vous mettez en place des outils digitaux, il est intéressant de se baser sur des retours patients, que ce soit sous forme de discussion pendant la consultation, dans des enquêtes, dans des documents externes (comme par exemple le Swiss eHealth Barometer) ou même de commentaire en ligne.

En échangeant avec vos patients (potentiels), vous pouvez apprendre comment votre cabinet et vos services sont perçus. Cela vous permet de planifier ou d’adapter votre stratégie de transformation digitale afin de répondre à la demande de votre patientèle.

La communication ne se limite toutefois pas aux patientes et patients. Les membres de votre équipe peuvent également vous donner des retours précieux sur les outils que vous décidez de mettre en place. Cela vous permet de comprendre lesquels sont efficaces et ce qui peut encore être développé d’avantage.

La digitalisation médicale en 5 étapes

🔎 1. Faites un état des lieux de la digitalisation de votre cabinet médical

Un état des lieux est toujours un bon départ pour pouvoir planifier la digitalisation. Posez-vous la question: où en suis-je exactement dans la digitalisation de mon cabinet? Est-ce que j’utilise des technologies récentes, ai-je un agenda en ligne, mon cabinet dispose-t-il d’un logiciel de gestion? Une fois que vous avez déterminé votre position digitale, vous pouvez vous demander quelles seront les prochaines étapes!

Concrètement, vous pouvez vous poser la question du site Internet et des réseaux sociaux, mais la digitalisation ne s’arrête pas là! Peut-être utilisez-vous des équipements au sein de votre cabinet, ou alors vous proposez la consultation vidéo et la prise de rendez-vous en ligne à vos patientes et patients, ou encore vous pratiquez la numérisation des documents… Tout ceci fait partie du processus. Et vous vous rendrez rapidement compte que vous êtes déjà en plein dedans!

🧭 2. Prévoyez la digitalisation de votre cabinet

Comme pour de nombreux aspects de la vie, une planification solide simplifie également le processus de digitalisation de votre cabinet. Utilisez votre analyse de votre situation actuelle pour forger un plan de transformation digitale adapté à vos besoins et à vos ambitions. Un plan clair des étapes vous évitera ainsi les incertitudes. Vous disposerez d’une référence et pourrez informer activement les personnes concernées des progrès réalisés.

📰 3. Restez à jour en matière de digitalisation médicale

Le paysage digital est en constante évolution! L’innovation et les progrès technologiques dans le domaine de la santé sont rapides (et ont été massivement stimulés par la pandémie COVID-19). Mais pas de panique, cela ne veut pas dire que vous devez repenser votre stratégie digitale tous les trois mois. Restez informé pour comprendre quelles évolutions et nouvelles solutions sont adaptées à votre activité. Pourquoi pas jeter un œil aux dernières actualités, par exemple ;).

Vous pouvez également vous rendre dans les salons professionnels – comme par exemple Quadrimed, où chaque année vous pouvez retrouver OneDoc! Notre équipe vous y attend toujours avec des offres exclusives et un stand très animé.

📣 4. Informez de manière transparente – et suffisamment tôt

Nous avons déjà discuté de l’importance de la communication plus haut dans cet article. Pour que votre équipe et votre patientèle vous suivent dans votre transformation digitale, il est important de mettre en avant en quoi ces changements sont bénéfiques pour tout le monde.

Ici, deux principes clés sont la transparence et l’anticipation ! Pour prendre un exemple concret avec la prise de rendez-vous en ligne, vous pouvez exposer les bénéfices pour vos patientes et patients (moins d’attente au téléphone, possibilité de prendre le rendez-vous même quand le secrétariat est fermé….). Pour les collaboratrices et collaborateurs, les points mis en avant pourraient être un gain de temps qui peut être réinvesti en soin aux patients. 

Dans les deux cas, annoncez le changement assez tôt pour que les personnes concernées puissent prendre la mesure du changement et ne se sentent pas contraints.

📶 5. Faites la promotion d’une culture digitale

La technologie qui accompagne votre transformation digitale est un véritable outil. Mais l’utilité finale n’est perçue, dans un premier temps, que par les personnes aux commandes. Il est donc primordial de ne pas seulement décrire les changements en soi, mais aussi les raisons qui les sous-tendent et les bénéfices qu’ils peuvent apporter. Imposer un changement sans prendre les collaborateurs et collaboratrices en compte dans le processus est le meilleur moyen de se retrouver dans une impasse.

L’expérience montre que les personnes réagissent de manière plus positive et plus engagée aux changements (et participent aussi plus activement au processus) lorsqu’on leur communique les raisons et les avantages des changements: assurez-vous de proposer une situation « gagnant-gagnant »!