Créer des messages de répondeur efficaces pour les cabinets médicaux

Un message de répondeur bien pensé peut améliorer l’expérience de vos patientes et patients, lorsqu’ils contactent votre cabinet médical. Il est donc essentiel que les messages soient clairs, rassurants et utiles. Voici quelques conseils pratiques pour optimiser vos messages de répondeur.

1. Allez à l’essentiel, tout en restant informatif

Votre message devrait idéalement durer entre 20 et 30 secondes. Il est important de transmettre les informations nécessaires sans submerger l’appelante ou l’appelant avec trop de détails. Un message concis permet de capter et maintenir l’attention, tout en garantissant que l’essentiel est communiqué rapidement. Concentrez-vous sur les informations essentielles, comme les horaires, la prise de rendez-vous et les urgences.

2. Commencez par les instructions en cas d’urgence

Il est indispensable de commencer par indiquer comment gérer les urgences. Les patientes et patients peuvent être stressés ou inquiets lorsqu’ils appellent, donc il est crucial de leur fournir des consignes immédiates et claires. Par exemple:

“Si vous faites face à une urgence médicale, veuillez raccrocher et composer immédiatement le 144.”

Cette phrase met en priorité la sécurité des patientes et patients et leur offre une solution rapide et simple pour accéder aux soins urgents.

3. Identifiez clairement le cabinet et le médecin

Il est également important de préciser le nom de votre cabinet et celui du ou de la médecin pour que les appelantes et appelants sachent qu’ils ont bien joint la bonne personne. Cela est d’autant plus utile pour les nouvelles patientes et nouveaux patients. Un exemple simple serait:

“Bonjour, vous êtes bien au cabinet de médecine générale du Dr Jean Dupont.”

4. Précisez les horaires d’ouverture et les alternatives pour vous contacter

Indiquez clairement vos horaires d’ouverture afin que vos patientes et patients sachent quand ils peuvent attendre un retour d’appel. Proposer des méthodes alternatives comme la prise de rendez-vous en ligne, peut grandement améliorer l’expérience des patientes et patients.

Par exemple:

“Merci de votre appel. Nous sommes actuellement en consultation. Si vous souhaitez prendre rendez-vous, vous pouvez le faire via OneDoc ou sur notre site internet: www.cabinetdrjeandupont.ch.”

Cette méthode permet à vos patientes et patients de réserver facilement un créneau, même en dehors des heures d’ouverture. Si vous ne proposez pas de réservation en ligne, vous pouvez suggérer un autre moyen de contact, comme un email.

5. Fixez des attentes claires pour le délai de réponse

Nous vous conseillons également d’informer les patientes et les patient le délais de réponse attendu. Cela permet de gérer leurs attentes et de réduire l’anxiété d’attendre des informations. Vous pourriez dire:

“Nous répondons à tous les messages non urgents sous un jour ouvrable.”

Cela permet de rassurer les patientes et patients tout en les informant que les urgences seront traitées autrement.

6. Donnez des consignes pour laisser un message

Indiquez clairement quelles informations vous souhaitez que l’appelante ou l’appelant vous laisse. Cela vous aidera à traiter leur demande plus efficacement. Par exemple:

“Merci de bien vouloir laisser votre nom, votre numéro de téléphone ainsi qu’un bref résumé du motif de votre appel.”

Cette consigne précise permet aux patientes et patients de formuler leur message de façon plus claire, facilitant ainsi la gestion des appels.

7. Adaptez les messages en fonction des horaires etvacances

Il est utile de préparer des messages différents pour les périodes en dehors des horaires d’ouverture, comme les week-ends ou les jours fériés. Cela permet de donner des informations pertinentes en fonction du moment de l’appel et d’expliquer pourquoi le cabinet est injoignable.

“Bonjour, merci d’avoir appelé le cabinet du Dr Jean Dupont. Nous sommes actuellement fermés pour le week-end et rouvrirons lundi à 9h. En cas d’urgence, veuillez composer le 144 ou vous rendre aux urgences les plus proches.”

Ces variations de message montrent que vous anticipez les besoins de vos patientes et patients, et les rassurent quant à la prise en charge de leurs appels.

En appliquant ces bonnes pratiques à vos messages de répondeur, vous pourrez offrir une communication claire, conviviale et adaptée à chaque situation, même en l’absence de personnel pour répondre directement aux appels. Cela améliorera l’expérience de vos patientes et patients tout en facilitant une gestion efficace de leurs demandes.