Effektive Anrufbeantworteransagen für Arztpraxen erstellen

Eine gut durchdachte Telefonansage kann die Erfahrung Ihrer Patientinnen und Patienten deutlich verbessern, wenn sie Ihre Arztpraxis kontaktieren. Es ist daher wichtig, dass die Nachrichten klar, beruhigend und hilfreich sind. Hier sind einige praktische Tipps, um Ihre Telefonansagen zu optimieren.

1. Kommen Sie auf den Punkt, aber bleiben Sie informativ

Ihre Nachricht sollte idealerweise zwischen 20 und 30 Sekunden dauern. Es ist wichtig, die notwendigen Informationen zu übermitteln, ohne die Anruferin oder den Anrufer mit zu vielen Details zu überladen. Eine kurze Nachricht hilft, die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die wichtigsten Informationen schnell kommuniziert werden. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Informationen, wie die Öffnungszeiten, Terminvereinbarungen und Notfallkontakte.

2. Beginnen Sie mit Anweisungen für Notfälle

Es ist unerlässlich, die Nachricht mit Anweisungen für den Umgang mit Notfällen zu beginnen. Patientinnen und Patienten könnten gestresst oder besorgt sein, wenn sie anrufen, daher ist es entscheidend, ihnen sofort klare Anweisungen zu geben. Zum Beispiel:

“Wenn Sie einen medizinischen Notfall haben, legen Sie bitte auf und wählen sofort die 144.”

Diese Aussage stellt die Sicherheit der Patientinnen und Patienten in den Vordergrund und bietet eine einfache Lösung, um in Notfällen schnell Hilfe zu bekommen.

3. Identifizieren Sie klar die Praxis und den Arzt

Es ist ebenso wichtig, den Namen Ihrer Praxis und den Namen der Ärztin oder des Arztes zu nennen, damit die Anruferinnen und Anrufer wissen, dass sie die richtige Person erreicht haben. Dies ist besonders nützlich für neue Patientinnen und Patienten. Ein einfaches Beispiel wäre:

“Guten Tag, Sie haben die Praxis von Dr. Jean Dupont erreicht.”

4. Geben Sie die Öffnungszeiten und alternative Kontaktmöglichkeiten an

Nennen Sie klar Ihre Öffnungszeiten, damit Ihre Patientinnen und Patienten wissen, wann sie mit einer Rückmeldung rechnen können. Bieten Sie alternative Möglichkeiten an, wie zum Beispiel die Online-Terminbuchung, um die Erfahrung der Patientinnen und Patienten zu verbessern.

Zum Beispiel:

“Vielen Dank für Ihren Anruf. Wir befinden uns derzeit in einer Sprechstunde. Wenn Sie einen Termin vereinbaren möchten, können Sie dies über OneDoc oder auf unserer Webseite tun: www.praxisdrdupont.ch.”

Diese Methode ermöglicht es Ihren Patientinnen und Patienten, auch außerhalb der Öffnungszeiten einfach einen Termin zu buchen. Falls Sie keine Online-Terminbuchung anbieten, können Sie eine alternative Kontaktmöglichkeit, wie eine E-Mail, vorschlagen.

5. Setzen Sie klare Erwartungen hinsichtlich der Rückrufzeiten

Es ist ratsam, die Patientinnen und Patienten darüber zu informieren, wie lange es dauern kann, bis sie eine Rückmeldung erhalten. Dies hilft, ihre Erwartungen zu steuern und reduziert die Anspannung beim Warten auf eine Antwort. Sie könnten sagen:

“Wir beantworten alle nicht dringenden Nachrichten innerhalb eines Werktages.”

Dies beruhigt die Patientinnen und Patienten und informiert sie gleichzeitig darüber, dass Notfälle anders behandelt werden.

6. Geben Sie klare Anweisungen für das Hinterlassen einer Nachricht

Erklären Sie deutlich, welche Informationen Sie von der Anruferin oder dem Anrufer benötigen. Dies hilft Ihnen, die Anliegen effizienter zu bearbeiten. Zum Beispiel:

“Bitte hinterlassen Sie uns Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Beschreibung Ihres Anliegens.”

Diese klare Anweisung hilft den Patientinnen und Patienten, ihre Nachricht präzise zu formulieren, was die Bearbeitung der Anrufe erleichtert.

7. Passen Sie die Nachrichten an die Öffnungszeiten und Ferienzeiten an

Es ist nützlich, für die Zeiten außerhalb der Öffnungszeiten, wie Wochenenden oder Feiertage, angepasste Nachrichten zu erstellen. Dies bietet den Anruferinnen und Anrufern relevante Informationen und erklärt, warum die Praxis nicht erreichbar ist.

“Guten Tag, vielen Dank für Ihren Anruf in der Praxis von Dr. Jean Dupont. Wir sind derzeit wegen des Wochenendes geschlossen und öffnen wieder am Montag um 9 Uhr. In einem Notfall wählen Sie bitte die 144 oder begeben sich in die nächstgelegene Notaufnahme.”

Diese angepassten Nachrichten zeigen, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Patientinnen und Patienten voraussehen und sie hinsichtlich der Bearbeitung ihrer Anrufe beruhigen.

Indem Sie diese bewährten Methoden auf Ihre Telefonansagen anwenden, können Sie eine klare, freundliche und situationsgerechte Kommunikation bieten, auch wenn kein Personal verfügbar ist, um direkt auf die Anrufe zu reagieren. Dies wird die Erfahrung Ihrer Patientinnen und Patienten verbessern und gleichzeitig eine effiziente Bearbeitung ihrer Anliegen ermöglichen.