Optimiertes Zeitmanagement in der Arztpraxis: Warum es wichtig ist und wie es erreicht werden kann

Warum Zeitmanagement für Ihre Arztpraxis von entscheidender Bedeutung ist

Angesichts des Personalmangels in den medizinischen Zentren kann eine effektive Zeitverwaltung ein echter Vorteil sein. Sie kann sowohl die Patientenversorgung verbessern als auch das Arbeitsumfeld für Ihre Mitarbeiter:innen optimieren. Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum gutes Zeitmanagement für ein Gesundheitszentrum unerlässlich ist:

 

Zufriedenheit und Loyalität der Patienten

Die Zufriedenheit der Patientinnen und Patienten ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg einer Arztpraxis. Kurze Wartezeiten sorgen dafür, dass sich Ihre Patient:innen wertgeschätzt und respektiert fühlen. Dadurch bleibt auch mehr Zeit für eine qualitativ hochwertige Behandlung. Ihre Patientinnen und Patienten werden es Ihnen danken, sei es mündlich oder durch positive online Bewertungen. Und schliesslich ist es wahrscheinlicher, dass ein so gebundener Patient Ihre Praxis weiterempfehlen wird.

 

Effizienz und Produktivität

Effizienz ist in einer Arztpraxis von grösster Bedeutung, umso mehr in der heutigen Zeit, in der Verwaltungsaufgaben einen grossen Teil der täglichen Arbeit ausmachen. Ein klarer Zeitplan und definierte Abläufe ermöglichen es der Arztpraxis, ihre Kapazitäten optimal zu nutzen, mehr Patienten effizient zu behandeln und den Umsatz zu steigern.

 

Stressabbau und Zufriedenheit des Teams

Ein harmonisches Arbeitsumfeld ist für das Wohlbefinden des gesamten Praxisteams von entscheidender Bedeutung. Ein effektives Zeitmanagement sorgt für ein ausgeglicheneres und weniger hektisches Arbeitsumfeld und verringert die Fehlerquote. Dies fördert das Wohlbefinden des Teams und verringert das Risiko eines Burnouts.

 

Qualitätsverbesserung und Innovation

In der Medizin sind ständige Weiterentwicklung und Anpassungsfähigkeit von entscheidender Bedeutung. Ein gutes Zeitmanagement schafft Raum für Forschung, Weiterbildung und die Integration neuer Technologien. Dadurch kann Ihre Praxis auf dem neuesten Stand der Medizin und Technologie bleiben und so die Patientenversorgung verbessern.

 

5 Quellen von Zeitverschwendung und wie man sie beheben kann

 

1. Mangelnde Struktur in den Prozessen

Unstrukturierte Prozesse kosten bei der Führung einer Praxis enorm viel Zeit. Ohne klare Prozesse können z. B. bestimmte Aufgaben von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern doppelt erledigt werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern führt auch zu Frustration und Unzufriedenheit. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, klare Strukturen und Prozesse zu schaffen und die Aufgaben jedes Einzelnen genau zu definieren. Um Ihnen dabei zu helfen, empfehlen wir Ihnen, unseren Artikel über die Priorisierung von Aufgaben in der Arztpraxis zu lesen.

 

2. Falsche oder unvollständige Daten

Fehlerhafte Daten sind eine weitere häufige Ursache für Zeitverlust bei der Praxisverwaltung. Wenn Patientendaten falsch oder unvollständig eingegeben werden, kann dies zu Problemen bei der Rechnungsstellung oder Behandlung führen und Zeit bei der (erneuten) Eingabe der fehlenden Daten verschwenden. Hilfsmittel wie Praxisverwaltungssoftware oder das elektronische Patientendossier (EPD) können Ihnen helfen, die Daten auf dem neuesten Stand zu halten.

 

3. Mangelnde Kommunikation

Eine reibungslose und transparente Kommunikation zwischen allen ist für eine effiziente Praxisführung unerlässlich. Wenn bestimmte Informationen nicht weitergegeben werden, kann dies zu Verzögerungen und Missverständnissen führen. Eine kurze Gesprächsrunde jeden Morgen kann dazu beitragen, die Aufgaben des Tages klar zu definieren und einen klareren Überblick zu erhalten.

 

4. Zu viel Papierkram

Auch der Papierkram kann viel Zeit in Anspruch nehmen! Wenn die Dokumente nicht zentralisiert sind oder es keine klare Struktur gibt, müssen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen oft lange suchen, um die Dokumente zu finden. Auch hier kann eine Verwaltungssoftware oder ein EPD die Lösung sein.

 

5. Mangel an Automatisierung

Eine weitere Möglichkeit, bei der Verwaltung der Praxis Zeit zu sparen, ist die Automatisierung von Prozessen. Dies betrifft vor allem wiederkehrende Aufgaben wie Terminerinnerungen oder die Rechnungsstellung. Diese Aufgaben lassen sich mit einer Online-Lösung für Terminvereinbarungen leicht automatisieren, sodass sich Ihr Team auf Aufgaben konzentrieren kann, die ihr Potenzial besser zur Geltung bringen, wie die Betreuung von Patientinnen und Patienten.

 

5 Methoden, um Ihr Zeitmanagement nachhaltig zu optimieren

 

Prioritäten im Praxisalltag setzen

Wie bereits oben erwähnt, ist das Setzen von Prioritäten entscheidend, um den Praxisalltag effektiv zu organisieren. Die Aufgaben können nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit eingestuft werden. Dies setzt voraus, dass Sie die Behandlungsbedürfnisse Ihrer Patientinnen und Patienten verstehen. Ein gut strukturierter Tagesablauf ermöglicht es Ihnen, Ressourcen und Zeit optimal zu nutzen und gleichzeitig Ihren Patient:innen die bestmögliche Versorgung zu bieten.

 

• Priorisieren hilft, Aufgaben zu sortieren und effizient zu bearbeiten.
• Das Verstehen des Bearbeitungsbedarfs stellt sicher, dass dringende Fälle sofort bearbeitet werden.
• Ein gut strukturierter Zeitplan hilft, Doppelarbeit und Leerlauf zu vermeiden.

 

Die Effizienz Ihrer Arztpraxis steigern

Um die Effizienz Ihrer Praxis auf einfache Weise zu steigern, gibt es keinen besseren Weg als die Digitalisierung! Wir haben bereits das EPD erwähnt, da es einen schnellen, sicheren und zentralen Zugriff auf Patientendaten ermöglicht. Automatisierte Systeme wie die Terminbuchung in OneDoc können lästige Aufgaben wie Terminvereinbarungen und SMS-Erinnerungen übernehmen. So vermeiden Sie Fehler und ermöglichen es Ihren Teams, sich auf wertvollere Aufgaben wie die Patientenbetreuung zu konzentrieren. Bleiben Sie also immer auf dem neuesten Stand der medizinischen Nachrichten und integrieren Sie relevante digitale Lösungen für Ihre Praxis, um Ihr Zeitmanagement zu optimieren.

 

• EPDs und andere digitale Tools ermöglichen Ihnen einen schnellen und sicheren zentralen Zugriff auf Patientendaten.
• Automatisierte Systeme vermeiden menschliche Fehler.
• Digitale Tools entlasten Ihre Teams.

 

Schaffen Sie eine gesunde Umgebung für Ihre Teams

Im medizinischen Bereich ist Stress oft allgegenwärtig. Daher ist es wichtig, Techniken zur Stressbewältigung einzusetzen, damit das Arbeitsumfeld gesund bleibt! Eine klare Planung und ein regelmässiger Austausch mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind ein guter Anfang. Eine ausgewogene Work-Life-Balance ist für das Wohlbefinden des medizinischen Personals von entscheidender Bedeutung.

 

• Eine klare Planung kann Stress nachhaltig reduzieren.
• Eine gesunde Umgebung vermeidet Spannungen und führt zu einer besseren Zusammenarbeit.

 

Digitale Hilfsmittel für eine effiziente Praxisführung nutzen

Die Digitalisierung bietet eine Vielzahl von Tools, die den Alltag in Ihrer Praxis erleichtern können. Online-Terminvereinbarungssysteme bieten den Patienten Flexibilität und verringern den Verwaltungsaufwand. Telemedizinische Tools wie die Videosprechstunde erweitern die Möglichkeiten der Patientenbetreuung. Es ist nun möglich, Ihren Patient:innen eine regelmässige Nachsorge anzubieten, auch wenn diese nicht in der Lage sind, zu Ihnen zu kommen. Dies spart Zeit, da Reisen vermieden werden können.

 

• Die Telemedizin bietet eine neue Art der Behandlung von Patientinnen und Patienten und ermöglicht eine erleichterte Nachsorge.
• Videosprechstunden sparen Zeit für Patienten und Ärzte.

 

Sicherung der Qualität durch optimale Verwaltung

Eine hohe Behandlungsqualität macht den Unterschied! Zufriedene Patientinnen und Patienten kommen mit grösserer Wahrscheinlichkeit wieder und empfehlen Sie weiter. Bitten Sie deshalb Ihre Patient:innen nach einem Besuch um Feedback, damit Sie verstehen, was Sie verbessern können. Wenn Ihre Patientin oder Ihr Patient Ihnen ein positives Feedback gibt, können Sie sie oder ihn auch bitten, einen guten Erfahrungsbericht in Ihrem Google Business Profile-Konto online zu stellen. Eine gute Qualität der Patientenversorgung verbessert die Abläufe in Ihrer Praxis und trägt dazu bei, dass Sie Ihre Zeit besser nutzen können.

 

• Mithilfe von Patientenfeedback können Sie Prozesse optimieren.
• Dank positiver Bewertungen kann Ihre Praxis an Sichtbarkeit und Attraktivität gewinnen.