In uno studio medico, il problema non è solo la quantità di lavoro. È il fatto che tutto sembra urgente allo stesso tempo. E senza un quadro chiaro, passi da un’attività all’altra senza davvero avanzare su ciò che conta per lo studio. Scopri in questo articolo 3 metodi concreti da applicare nel tuo studio.
Il paradosso della priorità delle attività
Una chiamata, un ritardo, una richiesta amministrativa, un paziente da richiamare. La giornata si riempie molto velocemente. E più si riempie, meno tempo hai per prendere distanza. Questo è tutto il paradosso della prioritizzazione: proprio quando diventa più necessaria, è anche più difficile da applicare. In questo contesto è facile confondere ciò che è urgente con ciò che è davvero importante. Nel frattempo, alcuni temi essenziali passano in secondo piano: la qualità, l’organizzazione, la formazione continua o il miglioramento dei processi. Il problema è che in uno studio la quotidianità spinge naturalmente a reagire invece che a dare priorità.
I 3 metodi per dare priorità alle attività del tuo studio medico
Esistono molti strumenti di gestione del tempo. In uno studio, i più utili sono spesso i più semplici. Eccone tre che puoi facilmente implementare. I tre metodi qui sotto sono complementari e non si usano nello stesso momento. Il primo serve ad analizzare, il secondo ad aiutarti a selezionare, il terzo a organizzare.
1. Analizzare e annotare la durata delle attività
Prima di migliorare la priorità, a volte bisogna iniziare osservando. Annota quali attività nel tuo studio sono sottostimate e richiedono più tempo di quanto immagini. In molti studi, alcune attività richiedono molto più tempo di quanto si pensi. È spesso il caso della documentazione, dell’accoglienza, delle chiamate o della gestione degli appuntamenti. Finché questi aspetti restano poco chiari, è difficile migliorare l’organizzazione. E finché l’uso del tempo resta approssimativo, la priorità si basa soprattutto su sensazioni. Una volta identificati i punti critici, le decisioni diventano molto più concrete.
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2. Il metodo ALPEN per costruire giornate più realistiche
Una volta che hai una buona conoscenza della durata delle attività del tuo studio, puoi organizzare la giornata in modo più realistico. Il metodo ALPEN è pensato proprio per questo: ti permette di pianificare il tempo necessario per le attività previste, lasciando spazio anche agli imprevisti. Perché ritardi, chiamate, urgenze o modifiche dell’ultimo minuto fanno parte della quotidianità. Al contrario, quando tutto è pianificato al minuto, la giornata diventa subito difficile già al primo imprevisto.
Come funziona il metodo ALPEN?
La forza del metodo ALPEN è proprio questa: ricorda che un’agenda efficace non è un’agenda piena. È un’agenda che resta sostenibile anche con gli imprevisti. I 5 passaggi del metodo ALPEN:
- A, Attività: a fine giornata, elenca tutte le attività previste per il giorno successivo: visite, redazione di referti, follow-up degli esami, chiamate telefoniche, gestione amministrativa.
- L, Lunghezza: assegna un tempo realistico a ogni attività elencata
- P, Priorità: è la fase più critica per gli studi medici. Devi assolutamente prevedere abbastanza tempo per urgenze, ritardi dei pazienti o chiamate impreviste.
- E, Elaborare decisioni: stabilisci le priorità, delega o rifiuta se necessario. Qui puoi usare la matrice di Eisenhower che trovi nella sezione successiva.
- N, Nota dei risultati: rivedi la lista a fine giornata per valutare cosa è stato fatto. Le attività non completate vengono rimandate o rivalutate per il giorno successivo.
Grazie a questo metodo, avrai una visione più chiara della tua agenda quotidiana e potrai distribuire meglio il carico di lavoro.
3. La matrice di Eisenhower per distinguere l’urgente dall’importante
La matrice di Eisenhower si basa su un’idea semplice: non tutto ciò che è urgente è necessariamente importante. Ed è proprio questo che la rende utile in uno studio. Alcune attività richiedono una risposta rapida, ma non sempre necessitano del tuo intervento diretto. Altre sono meno visibili, ma molto più strategiche.
Come funziona la matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower ti aiuta a suddividere le attività in quattro categorie in base alla loro importanza e urgenza.
Da trattare senza ritardi per garantire la sicurezza del paziente o la continuità delle cure.
Un paziente segnala un dolore toracico improvviso: lo studio deve reagire immediatamente e indirizzare la presa in carico.
Da anticipare per migliorare in modo duraturo l’organizzazione e la qualità del follow-up medico.
Aggiornare il protocollo di follow-up dei pazienti cronici per strutturare meglio le visite future.
Da affidare alla segreteria o al team amministrativo quando non è necessaria alcuna decisione medica.
Riprogrammare gli appuntamenti della giornata a seguito di un’assenza imprevista del medico.
Da limitare per evitare di perdere tempo in attività a basso valore aggiunto.
Rifare manualmente la formattazione di un documento standard anche se esiste già un modello pronto.
In base alla classificazione dell’attività, sai subito come agire:
- Urgente e importante: agisci subito (es. urgenza medica, pratica assicurativa bloccante).
- Importante ma non urgente: pianifica un momento tranquillo (es. audit qualità).
- Urgente ma poco importante: delega (es. chiamate per certificati).
- Né urgente né importante: rimanda o elimina.
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Cosa cambia concretamente in uno studio
Una migliore gestione delle priorità non riduce magicamente il carico di lavoro. Tuttavia, cambia il modo in cui lo vivi. Le giornate diventano più chiare. Le decisioni richiedono meno energia. Il team sa meglio su cosa concentrarsi. E soprattutto, i temi importanti smettono di essere continuamente rimandati.
Fonti
- Covey, S. R. (1989). The 7 habits of highly effective people: Restoring the character ethic. Simon & Schuster.
- Seiwert, L. J. (1989). Das 1 × 1 des Zeitmanagement. Springer Berlin Heidelberg. https://doi.org/10.1007/978-3-642-95822-9
- Le Temps. I medici ospedalieri sono sempre più occupati dall’amministrazione. Le Temps. https://www.letemps.ch/suisse/medecins-hopitaux-toujours-plus-occupes-ladministration
