La carenza di assistenti mediche complica sempre di più la quotidianità degli studi medici svizzeri. E quando il personale è sotto pressione, spesso è l’amministrazione ad assorbire per prima il carico. In questo contesto, assumere resta essenziale, ma non è l’unica leva. Ecco 3 metodi che puoi applicare per ridurre efficacemente il carico di lavoro.
Una carenza che pesa sull’amministrazione
Anche quando manca personale, lo studio deve continuare a funzionare. Le attività amministrative diventano allora più difficili da seguire con la stessa regolarità, mentre le richieste dei pazienti, le chiamate e i follow-up continuano ad arrivare. A Zurigo, lo studio INFRAS quantifica questa tensione in circa 12 assistenti mediche mancanti ogni 100 medici, pari a quasi 440 posti a tempo pieno.
Questa situazione è tanto più delicata perché le aspettative verso le assistenti mediche sono aumentate. Le loro mansioni si sono diversificate, mentre gli studi faticano ancora a reclutare al ritmo dei loro bisogni.
Perché è così difficile assumere assistenti mediche?
In Svizzera, la carenza di assistenti mediche si spiega con diversi fattori, in particolare l’aumento dei bisogni e organici che non bastano più a coprire questa domanda.
Un carico amministrativo sempre più importante
Il carico amministrativo del sistema sanitario è descritto come in crescita dall’UFSP.
Oggi il ruolo delle assistenti mediche va ben oltre l’accoglienza: include anche l’organizzazione dell’amministrazione dello studio, la gestione dei dati dei pazienti e il monitoraggio di diversi processi interni, il che aumenta meccanicamente il carico sostenuto dai team.
Inoltre, la FMH sottolinea che le attività legate alla documentazione dei pazienti occupano ormai il 20% del tempo dei medici ospedalieri, ossia 119 minuti al giorno!
Un bisogno crescente di personale
Mentre la popolazione svizzera invecchia, i bisogni degli studi aumentano e il bacino di personale resta insufficiente. Gli effettivi in formazione aumentano, ma non abbastanza per coprire i bisogni degli studi. Secondo lo studio INFRAS, solo circa la metà degli studi offre posti di apprendistato, il che limita il ricambio nella professione. A questo si aggiunge un altro fattore: molti diplomati lasciano direttamente la professione dopo l’apprendistato, accentuando ulteriormente la carenza.
Concorrenza del mercato
A questo si aggiunge una concorrenza più forte tra datori di lavoro. Le raccomandazioni salariali esistono, ma sono pubblicate a livello cantonale e non sono uniformi, il che complica la competitività degli studi rispetto ad altre strutture sanitarie.
3 metodi che puoi mettere in pratica fin da subito
Quando il reclutamento richiede tempo, la sfida non è solo aspettare il candidato giusto. È anche fare in modo che il team restante non si esaurisca su compiti mal distribuiti o inutilmente dispendiosi in termini di tempo.
Questi tre metodi possono già fare una differenza concreta nella quotidianità del tuo studio.
1. Chiarisci cosa deve davvero essere svolto da un’assistente medica
Quando il team è sotto pressione, i confini tra le mansioni tendono a diventare meno chiari. Attività molto diverse finiscono per essere gestite dalle stesse persone, semplicemente perché bisogna andare avanti.
Eppure, non tutte le attività richiedono lo stesso livello di competenza. Alcune rientrano piuttosto nel ruolo di un’assistente medica formata. Altre riguardano soprattutto l’accoglienza, l’organizzazione o il follow-up amministrativo. Finché questa distinzione non viene chiarita, rischi di mobilitare personale qualificato su attività che potrebbero essere distribuite meglio.
Per aiutarti, puoi mettere in pratica una tabella che raccoglie le richieste e le persone a cui sono assegnate.
2. Dai priorità alle attività amministrative per evitare la dispersione
Quando il team è ridotto, trattare tutto allo stesso livello diventa controproducente. Alcune attività devono essere prese in carico immediatamente, mentre altre possono essere raggruppate, rimandate o trattate in momenti dedicati della giornata.
L’obiettivo è quindi definire priorità chiare. Le richieste urgenti, le informazioni che hanno un impatto diretto sulla presa in carico o le situazioni che richiedono una risposta rapida devono essere distinte dalle attività amministrative più di routine. Questa gerarchizzazione permette di ridurre le interruzioni continue ed evitare che il team passi la giornata a reagire nell’urgenza.
In pratica, questo può avvenire tramite regole semplici: trattare determinati tipi di richieste in momenti precisi, usare metodi di prioritizzazione come la matrice di Eisenhower.
3. Semplifica i processi amministrativi prima di aggiungere risorse
Quando manca personale, la prima domanda non è sempre chi assumere in più. Spesso è altrettanto utile chiedersi cosa potrebbe essere fatto in modo più semplice.
In molti studi, una parte importante del tempo amministrativo si perde in scambi evitabili: chiamate per fissare un appuntamento, solleciti manuali, doppie immissioni, moduli incompleti, messaggi dispersi o informazioni difficili da ritrovare.
Gli strumenti che riducono il carico di lavoro delle tue assistenti
Ecco alcuni strumenti digitali che puoi implementare facilmente e che ti permettono di ridurre in modo duraturo il carico amministrativo del tuo studio medico.
- La prenotazione online degli appuntamenti riduce il volume di chiamate
- I promemoria automatici limitano le dimenticanze
- Le note e i moduli digitali evitano una parte della doppia immissione manuale
- Gli strumenti di trascrizione automatica per le note di consultazione
- Un’assistenza telefonica automatizzata può permetterti di prendere le chiamate quando la segreteria è sovraccarica
- Un software per studi medici ben integrato riduce le frizioni tra le diverse tappe del percorso del paziente
La digitalizzazione non sostituisce un’assistente medica. Può però eliminare una parte del carico amministrativo che pesa sul suo lavoro.
Cosa puoi applicare sul lungo periodo
Gli aggiustamenti quotidiani sono un buon primo passo e sono relativamente facili da mettere in pratica. Tuttavia, per non subire gli effetti della carenza nel medio-lungo periodo, INFRAS mette del resto in evidenza diverse piste strutturali, tra cui il rafforzamento della formazione e misure per stabilizzare meglio la professione.
Preservare tempo dove conta davvero
La carenza di assistenti mediche non si risolverà dall’oggi al domani. Puoi però agire fin da subito su un punto molto concreto: il tempo perso nell’amministrazione.
Chiarire i ruoli, distribuire meglio le attività e semplificare ciò che può esserlo permette spesso di alleggerire il team più rapidamente di quanto si immagini. In un contesto di reclutamento difficile, alleggerire l’amministrazione non è un dettaglio organizzativo. È un modo concreto per dare respiro ai tuoi team, senza dover assumere.
Fonti
- Ärztegesellschaft des Kantons Zürich. (2026, February 11). Dem MPA-Mangel entgegenwirken.
- INFRAS. (2026, March 12). Fehlende Praxisassistent:innen: Status quo und Lösungsansätze für den Kanton Zürich.
- Office fédéral de la santé publique (OFSP). Charge administrative dans le système de santé.
- Schaller, P., Gaspoz, J.-M., & Chopard, P. (2020). Médecins hospitaliers : croissance continue de la charge administrative. Revue Médicale Suisse.
