La pénurie d’assistantes médicales complique de plus en plus le quotidien des cabinets suisses. Et quand l’effectif se tend, c’est souvent l’administration qui absorbe la pression en premier. Dans ce contexte, recruter reste essentiel, mais ce n’est pas le seul levier. Voici 3 méthodes que vous pouvez appliquer pour réduire la charge de travail efficacement.
Une pénurie qui pèse sur l'administration
Même lorsque l’effectif manque, le cabinet doit continuer à fonctionner. Les tâches administratives deviennent alors plus difficiles à suivre avec la même régularité, alors même que les demandes patients, les appels et les suivis continuent d’arriver. À Zurich, l’étude INFRAS chiffre cette tension à environ 12 assistantes médicales manquantes pour 100 médecins, soit près de 440 postes à plein temps.
Cette situation est d’autant plus sensible que les attentes envers les assistantes médicales ont augmenté. Leurs tâches se sont diversifiées, tandis que les cabinets peinent toujours à recruter au rythme de leurs besoins.
Pourquoi est-il si difficile de recruter des assistantes médicales?
En Suisse, la pénurie d’assistantes médicales s’explique par plusieurs facteurs, notamment une augmentation des besoins et des effectifs qui ne suffisent plus à combler cette demande.
Une charge administrative qui est de plus en plus importante
La charge administrative du système de santé est décrite comme croissante par l’OFSP.
Le rôle des assistantes médicales couvre aujourd’hui bien plus que l’accueil: il inclut aussi l’organisation de l’administration du cabinet, la gestion des données patients et le suivi de plusieurs processus internes, ce qui alourdit mécaniquement la charge supportée par les équipes.
De plus la FMH souligne que les tâches en lien avec la documentation des patients occupent désormais 20% du temps chez les médecins hospitaliers (soit 119 minutes par jour!).
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Un besoin croissant de personnel
Alors que la population suisse vieillit, les besoins des cabinets augmentent et le vivier reste insuffisant. Les effectifs en formation augmentent, mais pas assez pour couvrir les besoins des cabinets. Selon l’étude INFRAS, seule environ la moitié des cabinets proposent des places d’apprentissage, ce qui limite le renouvellement de la profession. À cela s’ajoute un autre facteur: de nombreux diplômés quittent directement le métier après leur apprentissage, ce qui accentue encore la pénurie.
Concurrence du marché
À cela s’ajoute une concurrence plus forte entre employeurs. Les recommandations salariales existent, mais elles sont publiées au niveau cantonal et ne sont pas uniformes, ce qui complique la compétitivité des cabinets face à d’autres structures de santé.
3 méthodes que vous pouvez mettre en place dès maintenant
Quand le recrutement prend du temps, l’enjeu n’est pas seulement d’attendre le bon candidat. Il est aussi de faire en sorte que l’équipe restante ne s’épuise pas sur des tâches mal réparties ou inutilement chronophages.
Ces trois méthodes peuvent déjà faire une différence concrète dans le quotidien de votre cabinet.
1. Clarifiez ce qui doit vraiment être fait par une assistante médicale
Lorsque l’équipe est sous pression, les frontières entre les tâches ont tendance à devenir moins claires. Des activités très différentes se retrouvent prises en charge par les mêmes personnes, simplement parce qu’il faut avancer.
Or, toutes les tâches n’exigent pas le même niveau de compétence. Certaines relèvent plutôt du rôle d’une assistante médicale formée. D’autres concernent surtout l’accueil, l’organisation ou le suivi administratif. Tant que cette distinction n’est pas posée clairement, vous risquez de mobiliser du personnel qualifié sur des tâches qui pourraient être mieux réparties.
Pour vous aider, vous pouvez mettre en place un tableau qui répertorie les demandes et les personnes qui y sont assignées.
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2. Priorisez les tâches administratives pour éviter la dispersion
Quand l’équipe est réduite, tout traiter au même niveau devient contre-productif. Certaines tâches doivent être prises en charge immédiatement, tandis que d’autres peuvent être regroupées, reportées ou traitées à des moments dédiés de la journée.
L’enjeu est donc de définir des priorités claires. Les demandes urgentes, les informations qui ont un impact direct sur la prise en charge ou les situations qui nécessitent une réponse rapide doivent être distinguées des tâches administratives plus routinières. Cette hiérarchisation permet de réduire les interruptions permanentes et d’éviter que l’équipe ne passe sa journée à réagir dans l’urgence.
En pratique, cela peut passer par des règles simples: traiter certains types de demandes à des moments précis, utiliser des méthodes de priorisation comme la matrice d’Eisenhower.
3. Simplifiez les processus administratifs avant d'ajouter des ressources
Quand il manque du personnel, la première question n’est pas toujours de savoir qui recruter en plus. Il est souvent tout aussi utile de se demander ce qui pourrait être fait plus simplement.
Dans beaucoup de cabinets, une partie importante du temps administratif se perd dans des allers-retours évitables: appels pour fixer un rendez-vous, relances manuelles, doubles saisies, formulaires incomplets, messages dispersés ou informations difficiles à retrouver.
Les outils qui réduisent la charge de travail de vos assistantes
Voici certains outils digitaux que vous pouvez facilement mettre en place et qui vous permettent de réduire durablement la charge administrative sur votre cabinet médical.
- La prise de rendez-vous en ligne réduit le volume d’appels
- Les rappels automatiques limitent les oublis
- Les notes et formulaires digitaux évitent une partie de la ressaisie manuelle
- Les outils de transcription automatique pour les notes de consultation
- Une assistance téléphonique automatisée peut vous permettre de prendre les appels lorsque le secrétariat est débordé
- Un logiciel de cabinet bien intégré réduit les frictions entre les différentes étapes du parcours patient
La digitalisation ne remplace pas une assistante médicale. En revanche, elle peut retirer une partie de la charge administrative qui pèse sur son travail.
Ce que vous pouvez appliquer à plus long terme
Les ajustements du quotidien sont un bon premier pas et relativement faciles à mettre en place. Toutefois, pour ne pas subir les effets de la pénurie à moyen-long terme, INFRAS met d’ailleurs en avant plusieurs pistes structurelles, dont le renforcement de la formation et des mesures pour mieux stabiliser la profession.
Préserver du temps là où il compte vraiment
La pénurie d’assistantes médicales ne se résoudra pas du jour au lendemain. En revanche, vous pouvez déjà agir sur un point très concret: le temps perdu dans l’administration.
Clarifier les rôles, mieux répartir les tâches et simplifier ce qui peut l’être permet souvent de soulager l’équipe plus vite qu’on ne l’imagine. Dans un contexte de recrutement tendu, alléger l’administratif n’est pas un détail dans votre organisation. C’est une façon concrète de redonner de l’air à vos équipes, sans devoir recruter.
Sources
- Ärztegesellschaft des Kantons Zürich. (2026, February 11). Dem MPA-Mangel entgegenwirken.
- INFRAS. (2026, March 12). Fehlende Praxisassistent:innen: Status quo und Lösungsansätze für den Kanton Zürich.
- Office fédéral de la santé publique (OFSP). Charge administrative dans le système de santé.
- Schaller, P., Gaspoz, J.-M., & Chopard, P. (2020). Médecins hospitaliers : croissance continue de la charge administrative. Revue Médicale Suisse.
