Ein zu spät abgesagter Termin, ein:e Patient:in, der oder die nicht erscheint, ein freier Slot am Freitag… In einer Arztpraxis können schon wenige verlorene Termine pro Woche die Organisation spürbar belasten.
Dabei lässt sich die Auslastung des Kalenders oft mit einfachen Massnahmen verbessern. Das Ziel: Abwesenheiten antizipieren, schneller auf Absagen reagieren und Patient:innen die Terminbuchung erleichtern.
Die Gründe für freie Termine und ihre Auswirkungen
Die häufigsten Ursachen für freie Termine
Terminabsagen in letzter Minute gehören weiterhin zu den wichtigsten Ursachen für freie Slots. Patient:innen vergessen ihren Termin, sind verhindert, melden sich zu spät oder gar nicht. Ohne ein System, mit dem Sie abgesagte Termine erneut anbieten können, bleiben diese Zeitfenster häufig leer.
Es gibt auch strukturellere Ursachen. Bestimmte Zeitfenster, etwa früh am Morgen oder am Freitagmittag, sind regelmässig weniger gefragt. Das kann an einer geringeren Nachfrage zu diesen Zeiten liegen oder an einer Kalenderorganisation, die solche Schwachstellen nicht ausreichend berücksichtigt.
Wie viel kosten Sie nicht belegte Termine?
Ein freier Termin bedeutet nicht nur nicht verrechnete Honorare. Währenddessen laufen die Fixkosten der Praxis weiter: Personal, Miete, Infrastruktur, Material und Software… Zusätzlich zu den entstehenden Kosten erschwert eine unregelmässige Auslastung Ihre Planung und kann die Motivation des Teams beeinträchtigen.
Unsere Tools, die Ihnen helfen, Ihre Termine zu füllen
Tipps, um freie Termine zu reduzieren
Tipp 1: Automatische Terminerinnerungen einführen
Wie oben erwähnt, sind kurzfristige Absagen eine häufige Ursache für freie Termine. Diese No-Shows sind oft nicht absichtlich. Patient:innen können ihren Termin schlicht vergessen haben.
Eine Erinnerung 24 Stunden vor der Konsultation, per SMS oder E-Mail, kann bereits einen Unterschied machen. So reduzieren Sie No-Shows deutlich und falls Patient:innen doch absagen, bleibt Ihnen Zeit, den Termin anderen Patient:innen anzubieten.
Wichtig bei der Einführung automatischer Erinnerungen
Wichtig ist, die Anforderungen des Datenschutzgesetzes zu berücksichtigen, insbesondere wenn personenbezogene Daten per SMS, E-Mail oder über einen externen Dienst verarbeitet werden.
Tipp 2: Online-Terminbuchung rund um die Uhr anbieten
Viele Termine bleiben leer, weil die Terminbuchung schlicht zu kompliziert ist.
Ein:e Patient:in ruft ausserhalb der Öffnungszeiten an, erreicht die Praxis nicht, verschiebt die Anfrage oder entscheidet sich für eine andere Anbieter:in. Eine Lösung für die Online-Terminbuchung, die rund um die Uhr verfügbar ist, erfüllt das Bedürfnis Ihrer Patient:innen auch dann, wenn die Praxis geschlossen ist. Zudem kann ein kurzfristig frei gewordener Termin automatisch online angeboten werden.
Wichtig bei der Einführung der Online-Terminbuchung
Achten Sie bei der Wahl einer Lösung insbesondere auf eine gute Integration mit Ihrer Praxissoftware, eine automatische Terminbestätigung für Patient:innen und eine zuverlässige Verwaltung verfügbarer Termine.
Tipp 3: Eine Warteliste einrichten
Die Warteliste ist eine der schnellsten und wirksamsten Massnahmen gegen kurzfristig frei gewordene Termine.
Das Prinzip ist einfach: Fragen Sie bei jeder Terminbuchung, ob Patient:innen kontaktiert werden möchten, falls früher ein Termin frei wird. Interessierte Personen werden dann auf die Warteliste gesetzt.
Wichtig bei der Einrichtung von Wartelisten
Damit Ihre Warteliste wirklich hilft, können Sie sie nach mehreren Kriterien segmentieren:
- Dringlichkeit der Anfrage
- Flexibilität der Patient:innen
- Gewünschter Konsultationstyp
So können Sie bei einer Absage innert weniger Minuten die passende Person kontaktieren.
Tipp 4: Den Praxiskalender intelligent strukturieren
Termintypen systematisch klassifizieren
Nicht alle Termine benötigen gleich viel Zeit.
Sie wissen es selbst: Eine Kontrolle oder eine Rezeptverlängerung braucht nicht gleich lange. Feste Zeitblöcke pro Termintyp zu definieren, kann verhindern, dass längere Konsultationen Ihren Tag durcheinanderbringen.
Diese Puffer helfen, Verspätungen aufzufangen und die Aufgaben Ihrer Arztpraxis zu priorisieren. So können Sie leichter auf Notfälle und Unvorhergesehenes reagieren. Werden sie nicht gebraucht, können sie für administrative Aufgaben genutzt werden.
Weniger gefragte Zeiten aktiv bearbeiten
Analysieren Sie Ihre Terminbuchungsdaten: Zu welchen Zeiten treten freie Termine am häufigsten auf?
Wenn zum Beispiel der frühe Dienstagmorgen regelmässig unterbelegt ist, können Sie diese Zeiten Patient:innen auf der Warteliste vorrangig anbieten oder bestimmte Termintypen dort einplanen, etwa Routinekontrollen oder Präventionsuntersuchungen.
Ähnliche Konsultationen zu bündeln, kann ebenfalls die Effizienz der Praxis verbessern, da häufige Wechsel im Rhythmus oder in der Art der Behandlung reduziert werden.
Tipp 5: Absagen und No-Shows mit klaren Regeln reduzieren
Eine klare Absageregelung schützt Ihre Praxis, ohne die Beziehung zu den Patient:innen zu belasten. Kommunizieren Sie diese Regel bereits bei der Terminbuchung: «Bei einer Absage bitten wir Sie, uns mindestens 24 Stunden im Voraus zu informieren.»
Diese Information kann angezeigt werden:
- Auf Ihrer Website
- Bei der Online-Terminbuchung
- In den Terminbestätigungen
In der Regel ist es möglich, bei sehr kurzfristiger Absage oder unangekündigtem Nichterscheinen eine Entschädigung zu verlangen, sofern Patient:innen zuvor klar darüber informiert wurden.
Tipp 6: Die Sichtbarkeit der Praxis erhöhen und neue Patient:innen gewinnen
Heute finden neue Patient:innen ihre Arztpraxis sehr häufig über das Internet, insbesondere über Online-Verzeichnisse.
Ein vollständiges und aktuelles Google Business Profile oder Bing Places for Business mit Ihren Öffnungszeiten, Ihrer Adresse und einem direkten Link zur Terminbuchung hilft Ihnen, von künftigen Patient:innen gewählt zu werden.
Bewertungen, ob positiv oder negativ, stärken das Vertrauen und können zusätzliche Terminanfragen auslösen. Es ist völlig in Ordnung, zufriedene Patient:innen nach der Konsultation höflich um eine Bewertung zu bitten.
Wie misst man den Erfolg dieser Massnahmen?
Um zu wissen, ob Ihre Massnahmen funktionieren, reichen einige Kennzahlen. Es geht nicht darum, alles zu messen, sondern nützliche Trends zu erkennen.
| Kennzahl | Warum verfolgen? |
|---|---|
| Auslastung des Kalenders | Erkennen, ob Termine von Monat zu Monat besser gefüllt sind |
| No-Show-Rate | Nicht wahrgenommene Termine messen |
| Kurzfristige Absagen | Schwer ersetzbare Termine identifizieren |
| Über die Warteliste gefüllte Termine | Prüfen, ob die Liste wirklich genutzt wird |
| Weniger gefragte Zeiten | Die Kalenderorganisation anpassen |
| Zeit bis zum nächsten verfügbaren Termin | Das Gleichgewicht zwischen Nachfrage und Kapazität der Praxis verfolgen |
Ein monatliches Monitoring reicht oft aus, um Verbesserungspotenzial zu erkennen. Wenn sich Abwesenheiten zum Beispiel auf einen bestimmten Termintyp oder eine bestimmte Uhrzeit konzentrieren, können Sie Ihre Erinnerungen, Regeln oder Organisation anpassen.
Im Alltag besser gefüllte Termine
Den Kalender besser zu füllen, erfordert nicht immer grosse Veränderungen. Eine Warteliste, Erinnerungen, klare Absageregeln und eine einfache Terminbuchung können die Praxisorganisation und die Zufriedenheit Ihrer Patient:innen bereits verbessern.
Entscheidend ist, von den Situationen auszugehen, die Ihre Praxis tatsächlich erlebt: kurzfristige Absagen, No-Shows, schwach ausgelastete Zeiten oder der Zugang neuer Patient:innen.
