In einer Arztpraxis liegt das Problem nicht nur in der Menge der Arbeit. Es besteht auch darin, dass alles gleichzeitig dringend erscheint. Und ohne einen klaren Rahmen reihen Sie eine Aufgabe an die nächste, ohne bei dem wirklich voranzukommen, was für die Praxis zählt. Entdecken Sie in diesem Artikel 3 konkrete Methoden, die Sie in Ihrer Praxis umsetzen können.
Das Paradox der Aufgabenpriorisierung
Ein Anruf, eine Verspätung, eine administrative Anfrage, ein:e Patient:in, den oder die Sie zurückrufen müssen. Der Tag füllt sich sehr schnell. Und je voller er wird, desto weniger Zeit bleibt, um einen Schritt zurückzutreten. Genau darin liegt das ganze Paradox der Priorisierung: Gerade dann, wenn sie am nötigsten wird, ist sie am schwierigsten umzusetzen. In diesem Kontext ist es leicht, das Dringende mit dem wirklich Wichtigen zu verwechseln. Und in der Zwischenzeit geraten einige wesentliche Themen in den Hintergrund: Qualität, Organisation, kontinuierliche Weiterbildung oder auch die Verbesserung von Prozessen. Das Problem ist, dass in der Praxis der Alltag ganz natürlich dazu führt, zu reagieren, statt zu priorisieren.
Die 3 Methoden, um die Aufgaben Ihrer Arztpraxis zu priorisieren
Es gibt viele Tools für das Zeitmanagement. In der Praxis sind oft die einfachsten am nützlichsten. Hier sind drei, die Sie in Ihrer Praxis leicht umsetzen können. Die drei folgenden Methoden ergänzen sich und kommen nicht im gleichen Moment zum Einsatz. Die erste dient der Analyse, die zweite hilft beim Sortieren, die dritte beim Organisieren.
1. Aufgaben analysieren und ihre Dauer festhalten
Bevor Sie besser priorisieren können, lohnt es sich manchmal, zuerst zu beobachten. Notieren Sie, welche Aufgaben in Ihrer Praxis unterschätzt werden und mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie denken. In vielen Praxen beanspruchen gewisse Aufgaben deutlich mehr Zeit, als man vermutet. Das gilt oft für die Dokumentation, den Empfang, Anrufe oder die Terminverwaltung. Solange diese Punkte unklar bleiben, ist es schwierig, Ihre Organisation zu verbessern. Und solange der Zeiteinsatz nur ungefähr eingeschätzt wird, basiert die Priorisierung vor allem auf einem Gefühl. Sobald die Reibungspunkte identifiziert sind, werden Entscheidungen deutlich konkreter.
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2. Die ALPEN-Methode für realistischere Tagesplanung
Sobald Sie ein gutes Verständnis für die Dauer der Aufgaben in Ihrer Praxis haben, können Sie Ihren Tag realistischer organisieren. Genau dafür ist die ALPEN-Methode gedacht: Sie hilft dabei, die nötige Zeit für geplante Aufgaben einzuplanen, und gleichzeitig Raum für Unvorhergesehenes zu lassen. Denn Verspätungen, Anrufe, Notfälle oder kurzfristige Anpassungen gehören zum Alltag. Umgekehrt wird der Tag schnell angespannt, wenn alles minutiös durchgeplant ist und schon die erste Verschiebung alles durcheinanderbringt.
Wie funktioniert die ALPEN-Methode?
Die Stärke der ALPEN-Methode liegt genau darin: Sie erinnert daran, dass ein effizienter Zeitplan kein voller Zeitplan ist. Es ist ein Zeitplan, der trotz Unvorhergesehenem machbar bleibt. Die 5 Schritte der ALPEN-Methode:
- A, Alle Aufgaben: Listen Sie am Ende des Tages alle Aktivitäten auf, die für den nächsten Tag vorgesehen sind: Konsultationen, das Verfassen von Berichten, die Nachverfolgung von Untersuchungen, Telefongespräche, administrative Aufgaben.
- L, Länge: Weisen Sie jeder Aufgabe auf Ihrer Liste eine realistische Dauer zu.
- P, Pufferzeiten: Das ist der kritischste Schritt für Arztpraxen. Es ist entscheidend, genügend Zeit für Notfälle, verspätete Patient:innen oder unerwartete Anrufe einzuplanen.
- E, Entscheidungen: Priorisieren Sie die Aufgaben, delegieren Sie oder sagen Sie wenn nötig auch Nein. Hier können Sie die Eisenhower-Matrix nutzen, die Sie im nächsten Abschnitt finden.
- N, Nachkontrolle: Gehen Sie die Liste am Ende des Tages nochmals durch, um zu beurteilen, was erledigt wurde. Nicht abgeschlossene Aufgaben werden auf den nächsten Tag übertragen oder neu bewertet.
Dank dieser Methode erhalten Sie einen besseren Überblick über Ihren täglichen Zeitplan und können die Arbeitslast besser verteilen.
3. Die Eisenhower-Matrix, um Dringendes von Wichtigem zu unterscheiden
Die Eisenhower-Matrix basiert auf einer einfachen Idee: Nicht alles, was dringend ist, ist auch wichtig. Genau das macht sie in der Praxis so nützlich. Manche Aufgaben verlangen eine schnelle Antwort, erfordern aber nicht immer Ihr direktes Eingreifen. Andere sind weniger sichtbar, aber deutlich strukturierender.
Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen dabei, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Kategorien einzuteilen.
Ohne Verzögerung bearbeiten, um die Sicherheit der Patient:innen oder die Kontinuität der Versorgung zu gewährleisten.
Ein:e Patient:in meldet plötzlich auftretende Brustschmerzen: Die Praxis muss sofort reagieren und die weitere Versorgung einleiten.
Vorausschauend einplanen, um die Organisation und die Qualität der medizinischen Betreuung nachhaltig zu verbessern.
Das Betreuungsprotokoll für chronisch kranke Patient:innen aktualisieren, um künftige Konsultationen besser zu strukturieren.
Dem Sekretariat oder dem Administrationsteam übertragen, wenn keine medizinische Entscheidung erforderlich ist.
Die Termine eines Tages neu planen, weil die Ärztin oder der Arzt unerwartet abwesend ist.
Begrenzen, um keine Zeit mit Aufgaben mit geringer Wertschöpfung zu verlieren.
Die Formatierung eines Standarddokuments manuell überarbeiten, obwohl bereits eine Vorlage vorhanden ist.
Je nachdem, wie die Aufgabe eingeordnet wird, wissen Sie direkt, wie Sie handeln sollten:
- Dringend und wichtig: Handeln Sie ohne Verzögerung (z. B. medizinischer Notfall, blockierendes Versicherungsdossier).
- Wichtig, aber nicht dringend: Blockieren Sie ein Zeitfenster in einer ruhigen Phase (z. B. Qualitätsaudit).
- Dringend, wenig wichtig: Delegieren Sie (z. B. Anrufe für Bescheinigungen).
- Weder dringend noch wichtig: Verschieben oder streichen Sie die Aufgabe.
Reduzieren Sie den administrativen Aufwand Ihres Sekretariats mit OneDoc Inbox
Eingehende Anfragen und Anrufe in der Praxis sind oft eine Quelle für Unvorhergesehenes sowie für zeitaufwendige und repetitive Arbeit. Mit OneDoc Inbox werden alle eingehenden Anfragen sortiert, damit Ihr Team leicht erkennt, was noch zu bearbeiten ist.
Was das konkret in einer Praxis verändert
Eine bessere Priorisierung reduziert die Arbeitslast nicht auf magische Weise. Sie verändert jedoch die Art und Weise, wie diese Belastung erlebt wird. Die Tage werden klarer und besser überschaubar. Abwägungen kosten weniger Energie. Das Team weiss besser, worauf es sich konzentrieren soll. Und vor allem werden wichtige Themen nicht mehr ständig aufgeschoben.
Quellen
- Covey, S. R. (1989). The 7 habits of highly effective people: Restoring the character ethic. Simon & Schuster.
- Seiwert, L. J. (1989). Das 1 × 1 des Zeitmanagement. Springer Berlin Heidelberg. https://doi.org/10.1007/978-3-642-95822-9
- Le Temps. Les médecins des hôpitaux sont toujours plus occupés par l’administration. Le Temps. https://www.letemps.ch/suisse/medecins-hopitaux-toujours-plus-occupes-ladministration
