Der Mangel an medizinischen Praxisassistent:innen erschwert den Alltag in Schweizer Praxen zunehmend. Und wenn das Team knapp besetzt ist, fängt oft zuerst die Administration den Druck auf. In diesem Kontext bleibt Rekrutierung wichtig, ist aber nicht der einzige Hebel. Hier sind 3 Methoden, die Sie anwenden können, um die Arbeitsbelastung wirksam zu reduzieren.
Ein Mangel, der die Administration belastet
Auch bei Personalmangel muss die Praxis weiter funktionieren. Administrative Aufgaben lassen sich dann immer schwieriger mit derselben Regelmässigkeit erledigen, während Anfragen von Patient:innen, Anrufe und Nachverfolgungen weiterhin eingehen. In Zürich beziffert die INFRAS-Studie diese Anspannung auf rund 12 fehlende medizinische Praxisassistent:innen pro 100 Ärzt:innen, also fast 440 Vollzeitstellen.
Diese Situation ist umso sensibler, als die Erwartungen an medizinische Praxisassistent:innen gestiegen sind. Ihre Aufgaben haben sich diversifiziert, während Praxen weiterhin Mühe haben, im erforderlichen Tempo zu rekrutieren.
Warum ist es so schwierig, medizinische Praxisassistent:innen zu rekrutieren?
In der Schweiz lässt sich der Mangel an medizinischen Praxisassistent:innen durch mehrere Faktoren erklären, insbesondere durch einen steigenden Bedarf und durch Bestände, die nicht mehr ausreichen, um diese Nachfrage zu decken.
Eine administrative Belastung, die immer weiter zunimmt
Die administrative Belastung im Gesundheitssystem wird vom BAG als zunehmend beschrieben.
Die Rolle der medizinischen Praxisassistent:innen umfasst heute weit mehr als den Empfang: Dazu gehören auch die Organisation der Praxisadministration, die Verwaltung von Patientendaten und die Begleitung mehrerer interner Prozesse. Dadurch steigt die Belastung der Teams automatisch.
Zudem betont die FMH, dass Aufgaben im Zusammenhang mit der Patientendokumentation inzwischen 20 % der Zeit von Spitalärzt:innen beanspruchen, also 119 Minuten pro Tag!
Unsere Tools zur Reduktion Ihrer administrativen Belastung
Ein wachsender Personalbedarf
Während die Schweizer Bevölkerung altert, steigt der Bedarf der Praxen und der Nachwuchspool bleibt unzureichend. Die Zahl der Personen in Ausbildung steigt, aber nicht genug, um den Bedarf der Praxen zu decken. Laut INFRAS-Studie bietet nur etwa die Hälfte der Praxen Lehrstellen an, was die Erneuerung des Berufs begrenzt. Hinzu kommt ein weiterer Faktor: Viele Absolvent:innen verlassen den Beruf direkt nach ihrer Lehre, was den Mangel zusätzlich verschärft.
Konkurrenz auf dem Arbeitsmarkt
Hinzu kommt eine stärkere Konkurrenz zwischen Arbeitgebenden. Zwar gibt es Lohnempfehlungen, diese werden jedoch auf kantonaler Ebene veröffentlicht und sind nicht einheitlich. Das erschwert es Praxen, gegenüber anderen Gesundheitsstrukturen wettbewerbsfähig zu bleiben.
3 Methoden, die Sie sofort umsetzen können
Wenn die Rekrutierung Zeit braucht, geht es nicht nur darum, auf die passende Kandidat:in zu warten. Es geht auch darum, dafür zu sorgen, dass das verbleibende Team nicht an schlecht verteilten oder unnötig zeitraubenden Aufgaben erschöpft.
Diese drei Methoden können im Alltag Ihrer Praxis bereits einen konkreten Unterschied machen.
1. Klären Sie, was wirklich von einer medizinischen Praxisassistenten erledigt werden muss
Wenn das Team unter Druck steht, werden die Grenzen zwischen den Aufgaben oft weniger klar. Sehr unterschiedliche Tätigkeiten landen bei denselben Personen, schlicht weil es weitergehen muss.
Doch nicht alle Aufgaben erfordern dasselbe Kompetenzniveau. Einige gehören eher zur Rolle einer ausgebildeten medizinischen Praxisassistent:in. Andere betreffen vor allem Empfang, Organisation oder administrative Nachverfolgung. Solange diese Unterscheidung nicht klar festgelegt ist, riskieren Sie, qualifiziertes Personal für Aufgaben einzusetzen, die besser verteilt werden könnten.
Zur Unterstützung können Sie ein Board einrichten, das Anfragen und die dafür zuständigen Personen erfasst.
2. Priorisieren Sie administrative Aufgaben, um Zerstreuung zu vermeiden
Wenn das Team reduziert ist, wird es kontraproduktiv, alles gleich zu behandeln. Manche Aufgaben müssen sofort erledigt werden, während andere gebündelt, verschoben oder zu festen Zeitfenstern am Tag bearbeitet werden können.
Entscheidend ist also, klare Prioritäten zu definieren. Dringende Anfragen, Informationen mit direktem Einfluss auf die Versorgung oder Situationen, die eine schnelle Antwort erfordern, müssen von routinierteren administrativen Aufgaben unterschieden werden. Diese Priorisierung hilft, ständige Unterbrechungen zu reduzieren und zu vermeiden, dass das Team den ganzen Tag nur im Notfallmodus reagiert.
In der Praxis kann das über einfache Regeln geschehen: bestimmte Arten von Anfragen zu festen Zeiten bearbeiten oder Priorisierungsmethoden wie die Eisenhower-Matrix nutzen.
3. Vereinfachen Sie administrative Prozesse, bevor Sie zusätzliche Ressourcen einsetzen
Wenn Personal fehlt, lautet die erste Frage nicht immer, wen man zusätzlich einstellen sollte. Oft ist es genauso hilfreich, sich zu fragen, was einfacher erledigt werden könnte.
In vielen Praxen geht ein grosser Teil der administrativen Zeit durch vermeidbare Hin-und-her-Prozesse verloren: Anrufe zur Terminvereinbarung, manuelle Erinnerungen, doppelte Datenerfassung, unvollständige Formulare, verstreute Nachrichten oder schwer auffindbare Informationen.
Tools, die die Arbeitsbelastung Ihrer Assistenten reduzieren
Hier sind einige digitale Tools, die Sie einfach einführen können und die Ihnen helfen, die administrative Belastung Ihrer Arztpraxis nachhaltig zu reduzieren.
- Die Online-Terminbuchung reduziert das Anrufvolumen
- Automatische Erinnerungen verringern vergessene Termine
- Digitale Notizen und Formulare vermeiden einen Teil der manuellen Doppelerfassung
- Tools zur automatischen Transkription für Konsultationsnotizen
- Eine automatisierte Telefonassistenz kann Anrufe entgegennehmen, wenn das Sekretariat überlastet ist
- Eine gut integrierte Praxissoftware reduziert Reibungen zwischen den verschiedenen Etappen des Patient:innenpfads
Die Digitalisierung ersetzt keine medizinische Praxisassistent:in. Sie kann jedoch einen Teil der administrativen Belastung reduzieren, die auf ihrer Arbeit lastet.
Was Sie langfristiger umsetzen können
Anpassungen im Alltag sind ein guter erster Schritt und relativ einfach umzusetzen. Damit Sie die Auswirkungen des Mangels mittel- bis langfristig nicht einfach hinnehmen müssen, hebt INFRAS unter anderem mehrere strukturelle Ansätze hervor, darunter die Stärkung der Ausbildung und Massnahmen zur besseren Stabilisierung des Berufs.
Zeit dort bewahren, wo sie wirklich zählt
Der Mangel an medizinischen Praxisassistent:innen wird sich nicht von heute auf morgen lösen. Sie können jedoch bereits an einem sehr konkreten Punkt ansetzen: bei der Zeit, die in der Administration verloren geht.
Rollen klären, Aufgaben besser verteilen und vereinfachen, was vereinfacht werden kann: All das entlastet das Team oft schneller, als man denkt. In einem angespannten Rekrutierungsumfeld ist die Reduktion administrativer Belastung kein organisatorisches Detail. Sie ist eine konkrete Möglichkeit, Ihren Teams wieder Luft zu verschaffen, ohne sofort rekrutieren zu müssen.
Quellen
- Ärztegesellschaft des Kantons Zürich. (2026, February 11). Dem MPA-Mangel entgegenwirken.
- INFRAS. (2026, March 12). Fehlende Praxisassistent:innen: Status quo und Lösungsansätze für den Kanton Zürich.
- Office fédéral de la santé publique (OFSP). Charge administrative dans le système de santé.
- Schaller, P., Gaspoz, J.-M., & Chopard, P. (2020). Médecins hospitaliers : croissance continue de la charge administrative. Revue Médicale Suisse.
