Anrufe, Berichte, zu bearbeitende Anfragen: In der Arztpraxis nimmt die administrative Belastung in Ihrem Alltag immer mehr Raum ein. Wenn sie sich aufstaut, gerät nicht nur die Organisation unter Druck, sondern auch die Zeit, die Ihnen für Ihre Patient:innen zur Verfügung steht.
In diesem Kontext stösst KI auf immer grösseres Interesse. Dennoch kommt oft dieselbe Frage auf: Kann sie die administrative Belastung wirklich reduzieren, ohne die Qualität der Betreuung zu beeinträchtigen?
Ist KI wirklich überall?
Heute wird sehr vieles unter dem Begriff KI zusammengefasst. Weil es ein Trendbegriff ist, wird er nicht selten mit allen möglichen Lösungen (und Entwicklungen) in Verbindung gebracht. Dabei handelt es sich in vielen Fällen um klassische Automatisierung: Eine Regel löst eine Aktion aus. Das ist nicht dasselbe wie ein Tool, das eine Anfrage verstehen, einen Austausch zusammenfassen oder einen Text generieren kann.
Gerade im medizinischen Kontext wird KI jedoch genau dort interessant. Künstliche Intelligenz schafft Mehrwert, wenn sie dabei hilft, weniger strukturierte Informationen zu verarbeiten: einen Anruf, eine Konsultationsnotiz, einen Antwortentwurf oder einen Bericht, der neu formuliert werden muss.
Anwendungsbereiche von KI zur Reduktion Ihrer administrativen Belastung
Den Schreibaufwand im Alltag verringern
Eine der ersten Anwendungen von KI, und vermutlich die bekannteste, ist die Unterstützung beim Schreiben. Im medizinischen Kontext können Sie LLMs (sprachgestützte KI-Modelle wie ChatGPT oder Claude) nutzen, um:
- einen E-Mail-Entwurf vorzubereiten
- praktische Informationen neu zu formulieren
- eine Nachricht zu strukturieren
Diese Aufgaben sind schnell zeitaufwendig und wenig wertschöpfend. Künstliche Intelligenz ermöglicht es Ihnen, sie schneller zu erledigen. Natürlich ersetzt KI die menschliche Prüfung nicht. Sie schafft eine Grundlage und spart Ihnen Zeit bei der Formulierung, ohne den inhaltlichen Kern zu ersetzen, den Sie vorgeben.
Eingehende Anfragen effizienter bearbeiten
Im Sekretariat geht viel Zeit für Anrufe verloren, die die laufende Arbeit unterbrechen können:
- Terminverschiebungen
- neue Buchungen
- Rezeptanfragen
- Fragen zu Dokumenten, die übermittelt oder vorbereitet werden müssen
Diese Anfragen sind nicht unbedingt komplex, aber jede einzelne unterbricht die aktuelle Aufgabe. Zudem führen sie zu ständigem Kontextwechsel, was ermüdet, die Arbeit verlangsamt und das Fehlerrisiko erhöht.
In diesem Bereich können gewisse Tools Telefongespräche in stark frequentierten Zeiten, ausserhalb der Öffnungszeiten oder einfach zur Bearbeitung solcher einfachen Anfragen übernehmen.
Seien Sie unter den ersten Nutzer:innen von Emma, der virtuellen Assistenz Ihrer Arztpraxis.
Emma kann Sie unterstützen bei:
- der Terminvereinbarung
- der Erneuerung von Rezepten
- der Weitergabe praktischer Informationen
Bei Dokumentation und Notizen unterstützen
In gewissen Situationen können Tools mit künstlicher Intelligenz dabei helfen, eine Notiz zu strukturieren, einen Berichtsentwurf vorzubereiten oder die Transkriptionsarbeit zu erleichtern.
Während der Konsultation können Sie sich dadurch ganz auf die Beziehung zu Ihren Patient:innen, auf Ihre Interaktionen und auf alle nonverbalen Elemente konzentrieren, die für Ihre Einschätzung hilfreich sind, ohne sich gleichzeitig auf das Notieren fokussieren zu müssen. Die FMH nennt die Optimierung administrativer Prozesse ausdrücklich als konkreten Anwendungsbereich von KI im Gesundheitswesen.
Wie Sie die passende KI-Lösung für Ihre medizinische Praxis auswählen
Beginnen Sie mit Ihrem Problem, nicht mit der Technologie
Es gibt bereits viele Tools, und es ist sicher, dass bald noch viele weitere hinzukommen werden. Um sich in diesem Dschungel von KI-Lösungen zurechtzufinden, besteht der erste Schritt darin, Ihre Bedürfnisse klar zu identifizieren. Welche repetitiven, zeitaufwendigen und wenig wertschöpfenden Aufgaben kosten Sie im Alltag Zeit? Welche Aufgaben oder Abläufe könnten Sie aus Ihrer Sicht optimieren? Daraus können Sie ableiten, ob Sie:
- verpasste Anrufe reduzieren möchten
- Unterbrechungen am Empfang begrenzen möchten
- beim Verfassen Ihrer Berichte Zeit gewinnen möchten
- eingehende Anfragen besser strukturieren möchten
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Wählen Sie die Lösung, die sich in Ihre Praxis integriert, ohne die Arbeitslast zu erhöhen
Eine Lösung kann sehr vielversprechend wirken und am Ende trotzdem zusätzliche Arbeit im Alltag verursachen.
Wenn sie das Team dazu zwingt, jede Anfrage manuell nachzubearbeiten, oder wenn sie nicht mit Ihrer bestehenden Software oder Ihren Abläufen kompatibel ist, bleibt der Nutzen begrenzt. Die richtige Wahl ist deshalb nicht immer die umfassendste Lösung. Es ist diejenige, die das beste Gleichgewicht zwischen Nutzen und Einfachheit schafft.
Achten Sie auf die Datensicherheit
Gesundheitsdaten gelten nach Schweizer Recht als besonders schützenswerte Personendaten. Sie erfordern deshalb ein erhöhtes Schutzniveau. Unabhängig davon, welche Lösung Sie verwenden, sollten Sie also sicherstellen, dass Sie:
- das Berufsgeheimnis/das Arztgeheimnis einhalten
- den Zugriff auf Daten strikt auf das Notwendige beschränken
- prüfen, an wen und wohin die Daten übermittelt werden
- sicherstellen, dass Daten nicht ohne angemessene Absicherung ins Ausland übermittelt werden
- sicherstellen, dass die Nutzung des Tools mit der medizinischen Deontologie vereinbar bleibt
Behalten Sie eine menschliche Kontrolle bei
Unabhängig davon, welches Tool Sie verwenden, ist es zentral, jederzeit überprüfen zu können, was die KI erzeugt. Auch die FMH betont diesen Punkt: Solche Tools sollten in Situationen eingesetzt werden, in denen Sie und Ihr Team einen Fehler erkennen, die Qualität des Ergebnisses beurteilen und die Kontrolle darüber behalten können.
Wie lässt sich die Wirkung von KI in der Arztpraxis auf Ihr medizinisches Sekretariat messen?
Die Einführung eines KI-Tools kann Kosten verursachen. Deshalb ist es wichtig zu messen, ob dieses Tool Ihrer Praxis tatsächlich einen echten Nutzen bringt. Hier sind die Kennzahlen, die Sie beobachten können:
| Kennzahl | Ziel | Messung / Wirkung |
|---|---|---|
| Verpasste Anrufe | Reduktion oder sogar Wegfall nicht entgegengenommener Anrufe | Weniger verlorene Anrufe, bessere Erreichbarkeit |
| Zeit bis zur ersten Antwort | Sofortige Bearbeitung eingehender Anrufe | Kürzere Reaktionszeit |
| Unterbrechungen am Empfang | Deutlich weniger Unterbrechungen während eines Patient:innengesprächs | Weniger Unterbrechungen, bessere Empfangsqualität |
| Zufriedenheit mit der Erreichbarkeit | Verbesserung der Patient:innenerfahrung | Patient:innenfeedback oder Mini-Umfrage |
Das richtige Gleichgewicht finden, ohne das Menschliche zu verlieren
KI soll weder ein Sekretariat ersetzen noch sich in die Beziehungsarbeit in der Versorgung drängen.
Sie kann jedoch zu einer wertvollen Unterstützung werden, wenn sie dort eingesetzt wird, wo sie am nützlichsten ist: bei repetitiven administrativen Aufgaben, bei der Strukturierung von Anfragen, bei Formulierungen auf erster Ebene und beim Informationsfluss.
Der Nutzen ist nicht nur organisatorisch. Er ist auch menschlich. Weniger repetitive Belastung bedeutet mehr Zeit für Situationen, die Aufmerksamkeit, Koordination und Zuhören erfordern.
Quellen
- FMH. Comprendre les grands modèles de langage
- FMH. Considérations juridiques
- FMH. Exemples d’applications pratiques dans le secteur de la santé
- FMH. Recommandations de la FMH concernant l’utilisation des grands modèles de langage (LLM) dans la pratique médicale quotidienne
- FMH, & Académie Suisse des Sciences Médicales. 7.1 Secret professionnel. Dans Bases juridiques pour le quotidien médical : Guide pratique
- FMH. (2024). Schweizerische Ärztezeitung, Ausgabe 21/2024. EMH Schweizerischer Ärzteverlag.
- Graf et al. (2021). Aufbruch, Potenzial und Verantwortung: Zur Zukunft der rechtswissenschaftlichen Ausbildung. Dike Verlag.
- Qin et al. (2025). Customer service representative’s perception of the AI assistant in an organization’s call center
- Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence. Communication de données à l’étranger
- Rosenfluh Publikationen AG. (2025). Ars Medici, 15/2025: Schweizer Zeitschrift für Hausarztmedizin